Introduktion
Ud over at være en billigere og mere effektiv måde at holde møder på, er det også en klimabevidst måde at kommunikere på, da deltagerne kan befinde sig hvor som helst i verden. Du kan nemt holde kontakten med andre kontorer i din virksomhed eller holde kundemøder med folk i andre lande. I denne guide ser vi på en række fordele og ulemper ved traditionelle telekonferencer og alternativer til din eksisterende løsning – hvis du har en.
Almindelige problemer med telekonferencer
Først og fremmest skal du indtaste en lang kode, når du deltager i et konferenceopkald. Måske rammer du rigtigt i første forsøg – men det er også sandsynligt, at du misser et ciffer eller fem. I en international konferenceopkaldstjeneste kan koden være op til 42 tegn lang, så det er ikke overraskende, hvis du tager fejl. Når forbindelsen er oppe at køre, er opkaldet præget af forsinkelse og måske endda lidt forvirring. Kan du genkende dig selv?
Faktisk er et andet almindeligt problem, at mange mennesker ikke engang er klar over, at telekonferencer er tilgængelige! Så for at få succes er det første skridt at sikre, at alle i virksomheden er klar over, at en telekonferenceløsning faktisk er tilgængelig. Du skal også sørge for, at alle ved, hvordan processen fungerer – ikke kun internt, men også for dem, der kommer udefra, og som vil kunne ringe ind.
Gør f.eks. telekonferencer tilgængelige som en mulighed i en tjeneste eller app, du allerede bruger. Det gør det lettere for medarbejderne at falde over den, selv om de ikke kender den. Ud over at være let at finde skal selve appen være let at forstå, og den skal være klar til brug.
Er online videokonferencer ikke nok?
At foretage online videoopkald er en populær og smart måde at kommunikere på, især privat. Men der er nogle ulemper. For det første er mobilnetværket optimeret til tale, som stadig er langt det mest stabile. For har du ikke også været med til x antal videomøder, hvor billedet frøs? Selvfølgelig er det rart at se hinanden, men når billedet hakker, fører det til mere frustration, som kunne være undgået, hvis samtalerne var foregået over telefonen i stedet. Og i møder er det ofte vigtigt at spare både tid og energi!
Desuden er det ikke ualmindeligt, at konferencedeltagere kommer for sent. Hvis du har booket et videoopkald, kræver det, at du er ved din computer for at deltage i konferencen. Man er simpelthen begrænset, i modsætning til hvis konferencen afholdes via telefon. Så kan alle deltage, selv om de ikke længere er ved deres computer.
5 betingelser for en vellykket telekonference
1. at det rent faktisk sker
Faktisk er den vigtigste forudsætning for en vellykket telekonference den, der rent faktisk finder sted! Uanset hvilke fede funktioner, der er tilgængelige, er det ligegyldigt, hvis medarbejderne ikke ved, at løsningen findes, eller hvis den er for kompliceret at bruge.
2. at den kører problemfrit
Når det er tid til et møde i sidste øjeblik, er det alt for almindeligt, at medarbejderne glemmer, hvor de skal ringe ind, eller hvor de kan finde konferencekoden. I større organisationer er det ikke ualmindeligt at skulle bestille en konferencekode i receptionen, og desværre er det lige så almindeligt, at det tager et stykke tid, før koden kommer frem. Gamle telekonferenceløsninger har også en tendens til at være unødigt komplicerede.
3. at den starter til tiden
Hvis du bruger ældre, traditionelle telekonferencetjenester, kan du blive nødt til at vente længe, før mødet starter. Selv om du har sørget for at komme til tiden, kan andre være forsinkede eller have problemer med forbindelsen.
4. at lyden er god
Ingen telekonference uden fungerende lyd. Kommunikationen kan fungere godt, selv om billedet af og til hakker, men hvis vi ikke kan høre, hvad personen på den anden side siger, er det endnu sværere.
5. Netværket er stabilt (hvis det er bragt online)
Hvis telekonferencen ikke foregår over telefonnettet, er det selvfølgelig vigtigt, at forbindelsen er så god som muligt. Hvis en af deltagerne f.eks. sidder i et tog, vil forholdene ikke være optimale. Det anbefales at holde en telefonkonference over telefonnettet, men onlinemøder kan være et godt alternativ, hvis man ofte er i kontakt med lande, hvor det er meget dyrt at ringe, eller til steder, hvor man ved, at dækningen som regel er dårlig.
TIP: For at være helt sikker på, at konferencen fungerer ordentligt, kan det være en god idé at bruge to løsninger på samme tid. Mange kunder vælger en standardiseret telekonferenceløsning og kombinerer den så med en tjeneste som Hangouts eller Skype. På den måde ved man, at lyden fungerer – også selvom billedet fryser.
Hvordan adskiller en telekonference til Dubai sig fra en i Storbritannien?
En telekonference fungerer selvfølgelig på nøjagtig samme måde, hvis du kommunikerer med en kunde i Dubai som med en i Eskilstuna, men der er nogle barrierer, der skal overvindes, når der ringes på tværs af landegrænser.
Tidsforskelle
Det siger måske sig selv, men hvis du skal tale med nogen i Shanghai, er du nødt til at tage højde for, hvad klokken er der, når du foreslår et møde.
Kulturelle forskelle
For at få en vellykket samtale kan det være nyttigt at overveje, om der er kulturelle forskelle at tage hensyn til. Der kan være væsentlige forskelle på, hvor formelt man udtrykker sig i det land, personen befinder sig i. Du bør f.eks. finde ud af, om det er i orden at bruge personens efternavn, eller om det er i orden kun at bruge fornavnet. Det kan være vigtigt at være forsigtig med, hvilke udtryk man bruger, da humor og slang ikke altid falder i god jord.
Tekniske forskelle
De tekniske forskelle mellem landene bliver tydeligst, hvis konferencen afholdes online. Jo dårligere internettet er, desto større er udfordringerne. Der kan også være problemer, hvis du taler med nogen bag en firewall.
Som regel er det, når man har med større virksomheder med en mere traditionel struktur at gøre, at der opstår problemer. I nogle virksomheder er medarbejderne mere begrænsede, og både deres computer og telefon kan være låst for visse hjemmesider og internationale opkald, for eksempel.
Omkostninger
Det er selvfølgelig gratis at ringe til hinanden online, men hvis man vil sikre den bedst mulige lydkvalitet, kan det koste lidt. Nogle tjenester tilbyder internationale gratisnumre, andre gør ikke. Det er vigtigt at tjekke, hvad den udbyder, du vælger, kan tilbyde.
Lydkvalitet
Generelt er lydkvaliteten af et telefonopkald til Shanghai eller Säffle ikke væsentlig forskellig. Men når man taler med nogen på den anden side af jorden, er der altid en vis forsinkelse, som ikke kan undgås, uanset hvordan man vælger at foretage opkaldet.
Husk dette, når du vælger en telekonferenceløsning
Der er sket store forbedringer i lydkvaliteten over telefonen, og muligheden for at kommunikere på tværs af grænser er nu meget bedre. Da alle virksomheder er forskellige, kan de nøjagtige funktioner, du leder efter, variere – men her er nogle punkter, som alle bør overveje.
Enkelhed før fede funktioner
Den bedste løsning er den enkleste løsning. Den, hvor ikke bare lyden fungerer, men hvor medarbejderne ved præcis, hvordan de skal invitere folk til en konference, eller hvordan de skal hoppe ind i et opkald i sidste øjeblik.
Personlige licenser i stedet for abonnementer
I stedet for traditionelle telefonabonnementer skal du kigge efter en løsning, der bruger licenser, som ikke er bundet til et nummer eller en person. I stedet for at skulle opsige og tegne nye abonnementer, så snart nogen forlader virksomheden, kan man frit flytte rundt på licenserne.
Personlige koder
For at undgå at glemme koder er den bedste løsning ofte, at brugerne har deres egen personlige kode, som aldrig ændres, og et nummer, de kan bruge, når de ringer ind – uanset hvor i verden de befinder sig.
Mulighed for at lukke konferenceopkaldet
En smart funktion, der kan anbefales, er muligheden for at lukke konferencen, når alle er med. Når du ser, at alle deltagere er kommet ind, kan du “låse” mødet, så ingen uautoriserede personer kan deltage.
Eksempel: Sådan fungerer et konferenceopkald
Telavox har udviklet en platform, der samler telefoni, omstillingsbord, chat og muligheden for telekonferencer. Her ser vi på, hvordan selve telekonferenceløsningen fungerer.
Forbindelse
Alle brugere har deres eget login, og i appen styres alt på din computer eller telefon. Du indtaster blot din konference og inviterer deltagere, f.eks. via e-mail eller sms. Når de er klar til at deltage i konferencen, beder du dem om at ringe til dit nummer og derefter indtaste din personlige kode. Når tiden er inde, deltager du selv ved at klikke på “Join”.
Luk konferencen
Hvis du vil lukke konferencen, når alle deltagere er til stede, skal du blot fjerne markeringen af “Åbn for nye deltagere”.
Omkostninger til konferencen
For virksomhedens ansatte, der foretager interne opkald, er opkaldet gratis. For deltagere i Sverige er prisen den samme som for et svensk lokalopkald til et fast nummer.
For at opsummere
Telefonen er ikke død – tværtimod! Selv om videokonferencer og chat er stort, kan man ikke komme uden om, at GSM-netværket stadig er en mere pålidelig lydkilde. Du får et mere stabilt signal og kan bedre sikre, at du rent faktisk holder alle på linjen under hele opkaldet. Telavox’ cloud-baserede løsning sætter tilgængelighed og brugervenlighed i centrum. Ud over at styre konferenceopkald kan du chatte med kolleger, omstille opkald og meget mere. Det skal være enkelt og nemt, og lydkvaliteten går altid forud for smarte funktioner. Desuden er telekonferenceløsningen helt gratis.
