“At AI-bookingen går direkte ind i Caspeco gør, at alt bare kører, og vi har fuldt overblik over situationen uden at skulle sidde og indtaste reservationerne selv”
Ulf Nordvall
Restaurantchef
Mando Steakhouse er en ikonisk kultrestaurant i hjertet af Malmø, hvor der er blevet serveret grillet bøf på Skomakaregatan 4 siden 1966. Med sin kobberbeklædte indretning, specialdesignede møbler og den berømte mandoplanke er Mando en fast institution i byen – et sted, hvor både turister og stamgæster vender tilbage for en klassisk planke i unikke omgivelser.
Telefonen ringede hele tiden
Hos Mando var telefonen længe lidt af en stressfaktor. Serveringspersonalet ville gerne være ude i spisesalen, tage sig af gæsterne og skabe den gode stemning – men samtidig ringede det uafbrudt med bordreservationer, spørgsmål om åbningstider, eller om hvor fuldt der var i restauranten. Det var svært at nå det hele, og mange opkald blev simpelthen overset.
“Man vil jo gerne være nærværende for de gæster, der er her, men man kan jo høre telefonen ringe og ved, at der er nogen, der ikke får svar,” siger Ulf Nordvall, restaurantchef hos Mando Steakhouse.
Derudover tog administrationen meget tid: e-mails der skulle læses og besvares, reservationer der skulle bekræftes manuelt, og de samme typer spørgsmål der dukkede op igen og igen.
Telavox’ AI-receptionist koblet til Caspeco
Da Mando hørte om Telavox’ AI-receptionist, var indstillingen nysgerrig, men afventende. Men allerede efter den første gennemgang føltes det som den rette løsning. I dag besvarer AI-receptionisten Mandos hovednummer, hjælper gæster med at bestille bord, besvarer de mest almindelige spørgsmål og lægger reservationerne direkte ind i Caspecos bookingsystem.
For Ulf var integrationen til Caspeco helt central efter mange år i systemet: han ville have alt samlet ét sted og slippe for at bøvle med flere forskellige løsninger.
“At AI-bookingen går direkte ind i Caspeco gør, at alt bare kører, og vi har fuldt overblik over situationen uden at skulle sidde og indtaste reservationerne selv,” siger han.
Telefonen er blevet stille, men på den rigtige måde
Forskellen i hverdagen kunne mærkes med det samme. Telefonen ringer igennem stadig sjældnere, hvilket gør, at personalet kan fokusere på gæsterne i spisesalen, og de opkald, der rent faktisk kommer igennem, opleves som vigtigere at tage. Følelsen af at “stå med en fuld restaurant og høre telefonen ringe uden at kunne svare” er stort set forsvundet.
“At slippe for at det ringer hele tiden, det er virkelig dejligt. Det giver os en bedre ro, når vi arbejder. Som i går havde vi ét opkald ind på hele dagen sammenlignet med, at det ringer konstant,” siger Ulf.
Tilgængelig for gæsterne, døgnet rundt
En ekstra bonus er, at AI-receptionisten svarer, selv når ingen er til stede, for eksempel omkring midnat, hvor mange begynder at planlægge næste dags middag. I stedet for at opkaldet ender i en telefonsvarer, kan gæsterne booke direkte der og da.
“Jeg ser ofte, at der tikker reservationer ind omkring klokken tolv, et om natten. Folk sidder hjemme, bliver sultne og begynder at planlægge. Nu kan vi tage imod dem selv på det tidspunkt,” siger Ulf. “Det er vidunderligt at møde ind om morgenen og se, at reservationerne er strømmet ind i løbet af natten”.
En almindelig bekymring, når man indfører ny teknik, er, hvordan ældre gæster vil reagere. Hos Mando har de tværtimod set, at selv 70-80-årige gerne bruger AI-receptionisten, netop fordi de stadig kan ringe til restauranten, præcis som de er vant til.
“Det sjove er, at AI-receptionisten tager alle reservationer i hele aldersspændet, og at selv den ældre generation tør booke. Det gør det til et fantastisk værktøj at have for en restaurant,” siger Ulf.
Næste skridt bliver endnu mere kontrol og finjustering
Fremadrettet ser Mando frem til at følge statistikker, se hvilke spørgsmål AI’en får, justere svar og tilføje information for at vide, hvad kunderne efterspørger. Målet er enkelt: at AI’en hele tiden skal blive smartere og mere præcis, så gæsterne får endnu bedre svar, og personalet kan bruge endnu mere tid på det, de gør bedst: at tage sig af alle, der træder ind ad døren.
“De få gange, hvor opkaldet bliver stillet videre til mig, kan jeg få spørgsmålet ‘Er du et rigtigt menneske?’ Det er lidt sjovt, for så ved vi, at AI-receptionisten gør et godt stykke arbejde, når de ikke kan høre forskel,” siger Ulf med et stort smil.
Læs mere om vores AI-receptionist