En softphone er et program, der giver dig mulighed for at bruge din computer som en telefon. En softphone på din computer fungerer ligesom en normal telefon – du kan ringe op til telefonnumre, foretage udgående opkald, modtage opkald og foretage opkald ligesom normalt (men direkte via din computer).
En softphone har de samme funktioner som en almindelig telefon (som regel flere!) og letter både intern kommunikation og kundeservice. Det er en smart løsning for dem, der arbejder ved en computer og taler meget i telefon.
De fleste af nutidens virksomheder er gået fra fastnet til IP-telefoni. Men mange virksomheder bruger stadig fysiske telefoner til opkald fra kontoret. Det kan være svært at bryde gamle vaner, men vanen med at tage en gammel telefon i stedet for computeren er en, der bør ændres.
Der er flere fordele ved at opgive forældede fysiske telefoner og i stedet vælge en softphone. Med en softphone kan du drage fordel af funktioner, der drastisk forbedrer din virksomheds kundeservice og kommunikation.
Hvad er en softphone?
En softphone er et stykke software, dvs. et program, som du installerer på din computer eller tablet, og som giver dig mulighed for at bruge din enhed på samme måde som enhver anden telefon.
Når du logger ind på din softphone via Telavox, bliver du mødt af en enkel brugergrænseflade, hvor du kan se status på alle dine kolleger, ringe op til telefonnumre, foretage og viderestille opkald og besvare indgående opkald udefra. Den eneste forskel er, at opkaldene går over internettet i stedet for det almindelige telefonnetværk.
Hvordan bruger man en softphone?
Med en softphone bruger du din computer til at gøre alt det, du normalt ville gøre med din smartphone. En softphone bruges oftest i forbindelse med VoIP/IP-telefoni – en måde at foretage opkald over internettet på.
Så for at have en softphone har virksomheden brug for en VoIP-udbyder, en tjeneste, der selv kan transportere opkaldene over netværket. Men alt, hvad softphone-brugeren har brug for, er internettet – og et headset!
Læs mere: VoIP og SIP – hvad er forskellen?
Hvad er fordelene ved en softphone?
Der er mange fordele ved at bruge en softphone i erhvervslivet:
1. Det er billigt
En softphone kræver ikke en masse dyr hardware, som et fast omstillingsbord gør, eller at alle medarbejdere har deres egen smartphone. Fysiske telefoner er dyre at købe, installere og vedligeholde. Der er simpelthen ingen grund til at have en fysisk telefon, når man har IP-telefoni.
Softphones er baseret på software og kører på din computer. Det betyder, at de er meget mere kraftfulde end en fysisk telefon. Med en softphone får du løbende opdateringer og et væld af funktioner uden ekstra omkostninger. Det er en enkel, omkostningseffektiv og pålidelig løsning.
2. Du organiserer din kommunikation
At bruge en softphone betyder, at dine forretningsforbindelser kun behøver at huske og ringe til ét nummer. Det gør det lettere at få fat i dig, uanset hvor du er, og reducerer kommunikationsbarriererne.
En softphone er lige så meget et værktøj for dine kunder, som det er for dig. Dine kunder fortjener hurtige og pålidelige svar, og du fortjener en løsning, der er nem at bruge. IP-telefoni sparer tid og øger kundetilfredsheden.
3. Det er hurtigt at komme i gang
Du skal bare installere softwaren, logge ind og tilslutte dit headset – så kan du begynde at bruge din computer som telefon med det samme.
4. Det er nemt at opgradere
Fordi en softphone er et stykke software, er den nem at opdatere, så du altid har den nyeste version af din telefon på din computer.
5. Det fungerer problemfrit sammen med andre systemer
Med en softphone kan du nemt integrere dit omstillingsbord med f.eks. et CRM-værktøj og hurtigt se oplysninger om den, der ringer op.
6. Det forbinder dine medarbejdere, uanset hvor de er
Softphones gør det meget nemmere for dine kolleger på farten at holde forbindelsen. De kan kommunikere med deres kolleger og kunder ved hjælp af det samme telefonnummer, som hvis de var på kontoret. Det bidrager til problemfri kommunikation og en bedre kundeoplevelse.
En softphone har et væld af funktioner samlet på ét sted. Du får et uovertruffent overblik over dine kolleger, kan nemt kontakte dem og finde ud af, hvornår dine medarbejdere er tilgængelige (eller ej). Det giver dig mulighed for at vejlede dine kunder og besvare deres spørgsmål hurtigere.
Med en softphone får du dette og meget mere uden at skulle tabe din computer eller jage folk rundt på kontoret.
7. Softphonen i Telavox har masser af gode funktioner
Chat, sms, konferenceopkald, viderestilling, optagelse af opkald, kontaktlister og videoopkald – det er bare nogle af de smarte funktioner i Telavox.
Et værktøj som de statistiske rapporter giver dig mulighed for at planlægge bemandingen af dit omstillingsbord. Med smart omstillingsbemanding får dine agenter en bedre arbejdssituation – de bliver ikke stressede af at have hundredvis af opkald, der venter. På den måde kan du sikre, at dine kunder får hurtige og professionelle svar.
8. Det er miljøvenligt
Der er også miljømæssige fordele ved at vælge softphones frem for fysiske telefoner. Elektronisk affald er et voksende problem: giftige materialer, skader på atmosfæren og vandforurening er blot nogle af konsekvenserne. Der smides over 150 millioner telefoner ud hvert år, men kun 12,5 % af det elektroniske affald bliver genbrugt.
Derfor er der ingen grund til at bidrage til forureningen af vores planet ved at anskaffe unødvendige plastikdimser. Din computer gør jobbet og gør det bedre på alle måder. Derfor er softphones det smarte valg – for din virksomhed og for planeten!
En softphone er en alt-i-en-løsning til virksomhedskommunikation, helt enkelt!
