UCaaS, Unified Communications as a Service, er en paraplybetegnelse for cloud-baserede løsninger, der samler al virksomhedens kommunikation i et enkelt system. Med UCaaS får du en række fordele som f.eks. en mere sammenhængende kunderejse, lavere omkostninger og et bedre overblik.
Hvad er UCaaS (Unified Communications as a Service)?
Unified Communications (UC) betyder foreningen af forskellige typer kommunikationsværktøjer. Alt er koblet sammen for bedst muligt at kunne kommunikere med kolleger og kunder via telefoni, e-mail, chat eller videoopkald. Antallet af kommunikationskanaler fortsætter med at stige. Derfor er det blevet vigtigt at sikre, at alle kanaler spiller sammen. Unified Communications giver forudsætningerne for problemfri og effektiv kommunikation – både eksternt og internt.
Som inden for andre IT-områder går tendensen inden for Unified Communications i retning af SaaS (Software as a Service), dvs. abonnementsbaserede forretningsmodeller. Det har givet anledning til UCaaS (Unified Communications as a Service), som betyder, at man abonnerer på en cloud-baseret løsning til UC. Dermed undgår man de høje startomkostninger, der tidligere var forbundet med ældre versioner af UC. Med UCaaS betaler man kun for det antal brugere, man rent faktisk har brug for. Fordi UC-platforme i dag ligger i skyen, er systemerne billigere og nemmere at administrere.
Hvorfor er UCaaS vigtigt for virksomheder i dag?
Interessen for UCaaS er vokset voldsomt i de seneste år og er steget med 86 % efter pandemien. Store spillere som Microsoft Teams, Zoom og Cisco tilføjer tusindvis af nye brugere til deres platforme hver uge.
Den vigtigste UCaaS-funktion er netop, at telefoni, mobil, PBX, chat og videoopkald er samlet i et enkelt system. Nogle UCaaS-udbydere tilbyder også kontaktcenterfunktioner som f.eks. viderestilling af opkald og interaktiv stemmestyring (IVR).
UCaaS giver forbedret skalerbarhed og fleksibilitet, da du hurtigt kan tilføje og fjerne brugere uden at foretage omfattende ændringer i infrastrukturen. Dine medarbejderes liv bliver yderligere forenklet, da du kan integrere UCaaS med dit CRM-system eller andre foretrukne billet- eller analyseværktøjer som Power BI. Agenter kan arbejde mere effektivt og være mere til stede under opkald, da de bruger de samme værktøjer hele tiden.
Resultatet er en unified communications-løsning, der optimerer din telefoni, din eksterne kommunikation med kunder og forbedrer samarbejdet mellem teams og medarbejdere.
8 vigtige fordele ved UCaaS
- Nem administration og brugervenlig grænseflade
- En sammenhængende kunderejse
- Effektiv kommunikation og forbedret kundeoplevelse
- Reducerede omkostninger og øget fleksibilitet
- Et godt overblik over statistikkerne og færre ubesvarede opkald
- Muliggør fjernarbejde og bedre intern kommunikation
- Færre sikkerhedsrisici
- Spar tid med selvforvaltning
1. Nem administration og brugervenlig grænseflade
Ældre UCaaS-løsninger var komplicerede at installere, opdatere og administrere. De krævede dyre konsulenter til at foretage ændringer i indstillingerne, og det fysiske systems kapacitet begrænsede muligheden for at skalere op, efterhånden som virksomheden voksede. Moderne og cloudbaserede UCaaS-løsninger er nemme og intuitive at både installere og administrere. De opdateres også automatisk, så du altid har adgang til den allernyeste version af softwaren.
2. En sammenhængende kunderejse
En sammenhængende og ensartet kunderejse skaber tillid, øger salget og giver kundetilfredshed. Med Unified Communications kan du sikre, at kommunikationen med dine kunder er problemfri og smidig – fra den første kontakt via hjemmeside, telefon eller e-mail, hele vejen gennem købet og videre til kundesupport. Ved f.eks. at forbinde din telefoni og dit omstillingsbord med CRM-systemer og kundesupport giver du dine medarbejdere optimale muligheder for at skabe en positiv kundeoplevelse.
{{cta(‘218fd556-6e56-4d20-9720-1bd484c48962’)}}
3. Effektiv kommunikation og forbedret kundeoplevelse
Med Unified Communications lægger du grunden til effektiv kommunikation mellem agenter og mellem dem og kunderne, og det er et must for øget produktivitet og vækst.
Hvis telefoni er knyttet til CRM, får dine agenter straks besked, når nogen kontakter din virksomhed. Med det samme kan agenten se detaljer om den kunde, der kontakter dig, f.eks. navn og virksomhed, hvilket betyder, at agenten kan tilbyde en mere personlig service, f.eks. svare på samtalen ved at hilse på dem ved navn. Det skaber tillid og resulterer i en bedre kundeoplevelse.
4. Lavere omkostninger og øget fleksibilitet
UCaaS indebærer typisk en licensbaseret forretningsmodel, hvor man kun betaler for det faktiske antal brugere. Hvis nogen kommer til eller går fra, kan du nemt selv tilføje nye brugere eller opsige abonnementer. På den måde undgår man, at gamle abonnementer “ligger og flyder” og koster penge, længe efter at brugeren er flyttet til en ny arbejdsplads.
Du får også et bedre overblik, da udgifterne til al din virksomheds kommunikation er samlet på én faktura.
Når folk kan arbejde, hvor de vil, er der mindre behov for store kontorer. Det reducerer selvfølgelig de faste omkostninger, men også omkostninger til f.eks. print, da rapporter ikke behøver at blive distribueret i 17 eksemplarer, men kan deles digitalt.
Fortsæt med at læse: Sådan strukturerer du dit UCaaS-budget
5. Hold styr på statistikker og reducer ubesvarede opkald
Med Unified Communications får du et værdifuldt helikopterbillede af kommunikationen i din organisation. Du vil altid vide præcis, hvordan det går med din kø – i realtid. Det betyder, at du kan træffe datadrevne beslutninger om alt fra kompetenceudvikling og planlægning til bemanding og skemalægning.
Det er nemt at indsamle statistik over al kommunikation om din virksomhed. Med statistikkerne kan du generere rapporter, integrere med Power BI for at få mere detaljerede oplysninger og overvåge serviceniveau, gennemsnitlig ventetid og ubesvarede opkald fra et dashboard. Du kan også se, hvordan dine medarbejdere bruger deres kommunikationsværktøjer, og sørge for, at du får mest muligt ud af dem.
6. Mulighed for fjernarbejde og bedre intern kommunikation
Fleksible arbejdstider og kolleger, der arbejder på afstand, bliver mere og mere almindelige. At have virksomhedens kommunikation i en cloudbaseret UCaaS-løsning giver alle mulighed for at arbejde hvor som helst, når som helst og på hvilken som helst enhed.
For at skabe gode arbejdsforhold på distancen har du brug for nyttige værktøjer, der gør det naturligt for dine medarbejdere at samarbejde. Med UCaaS bruger alle den samme platform og de samme værktøjer. Du slipper for besværet med flere videoopkaldsløsninger eller dokumenthåndteringssystemer, og med smarte profiler kan du altid se, hvilke medarbejdere der er aktive, ude til frokost eller syge.
7. Færre sikkerhedsrisici
En digital arbejdsplads med en effektiv digital strategi sænker også sikkerhedsrisikoen. Når man kan spore og måle bedre, kan man også spotte tvivlsom adfærd og dermed opdage sikkerhedstrusler, før de bliver alvorlige. En anden fordel ved digitale arbejdspladser er, at der udskrives mindre materiale på papir. Hvad mange ikke er klar over, er, at det ellers kunne ende i de forkerte hænder gennem noget så simpelt som virksomhedens skraldespand.
8. Spar tid ved at gøre meget selv
Administratorer kan bruge den samme grænseflade til at administrere opkaldsstrømme, statistikker, tilføje eller fjerne brugere og meget mere. Du kan selv klare de fleste opgaver, så du ikke er så afhængig af support fra udbyderen. Alle brugere kan administrere deres tilgængelighed og indstille deres status, så det f.eks. fremgår, om de er gået til frokost eller er syge.
Find den rigtige UCaaS-leverandør
Du vil sandsynligvis ikke have problemer med at finde en udbyder, da der er masser af løsninger på markedet. Men du bør være kræsen og finde den UCaaS-løsning, der passer bedst til din virksomhed. Nedenfor er der nogle tips, du kan overveje, når du skal vælge mellem forskellige udbydere.
Tag højde for dette, når du vælger din UCaaS-leverandør:
- Lav en liste over den funktionalitet, du har brug for, og de krav, du har til f.eks. videokonference- og samarbejdsværktøjer, og hvad du tror, du får brug for i fremtiden. Sørg for, at den leverandør, du vælger, kan levere det, du har brug for.
- Hvis fjernarbejde er vigtigt, skal du sørge for, at løsningen tilbyder robust mobil funktionalitet, og at dine medarbejdere får den samme oplevelse, uanset hvor de arbejder, og hvilken enhed de bruger.
- Se efter en UCaaS-udbyder, der er dedikeret til at beskytte dit system og investerer i høj kryptering af kommunikationsdata.
- Skalerbarhed er afgørende for en god UCaaS-løsning. Prøv at finde en udbyder, hvor du kan tilføje eller fjerne værktøjer undervejs.
Resumé: Fordelene ved Unified Communications
Unified Communications as a Service er vejen frem for virksomheder, der leder efter en måde at kommunikere på, der er så ideel som muligt. UCaaS-løsninger er i dag robuste, skybaserede, nemme at implementere og billigere end ældre UC-løsninger. Du vil se øjeblikkelige forbedringer i, hvordan dine medarbejdere kan kommunikere med hinanden, og hvordan kunderne kan interagere med dig. Med detaljeret indsigt i, hvordan dit kundesupportteam klarer sig, får du også et fremragende grundlag for at forbedre kundeservicen.
UCaaS giver enorme muligheder for brancher som bank og finans, detailhandel, logistik og sundhedspleje. Både e-handelsvirksomheder og fysiske butikker vil se store fordele ved at skifte til UCaaS.
