En telefoncentral er lige så nyttig for store verdensomspændende organisationer som for enkeltmandsvirksomheder. For den, der besvarer opkaldet, kan være afgørende for din virksomhed. Det giver et seriøst billede af virksomheden og er en smart måde både at effektivisere driften og spare penge på.
Omstillingsbordet – fra desktop og klodset til cloud-baseret og brugervenligt
Et telefonanlæg, også kendt som et abonnentomstillingsbord, firmaomstillingsbord eller PBX (Private Branch Exchange), er en organisations private kommunikationsnetværk, som gør det muligt for opkaldende at skifte mellem forskellige menupunkter og vælge lokalnumre. PBX’en giver medarbejderne mulighed for at kommunikere med hinanden via deres eget netværk og modtage opkald udefra via det offentlige telefonnet (PSTN) på en ISDN-protokol (Integrated Services Digital Network).
Tre typer af telefoncentraler
Telefoncentraler kan inddeles i tre hovedkategorier: analoge, digitale og cloud-baserede. I dag er den cloud-baserede central langt den mest populære, men der er stadig mange virksomheder, der bruger de andre varianter.
Uanset hvilken type omstillingsbord du vælger, handler det om at styrke den interne og eksterne kommunikation med dine kunder ved f.eks. at forbinde opkald til den rigtige afdeling eller person eller opsætte en IVR til at annoncere dine åbningstider. En telefoncentral eller et omstillingsbord håndterer og forbinder opkald, så du kan tilbyde flere telefonlinjer, der er forbundet til det offentlige fastnet eller et VoIP-netværk.
1. Den analoge, traditionelle telefoncentral
De første telefoncentraler var en videreudvikling og en automatiseret version af de manuelle centraler, hvor alle opkaldsoverførsler blev håndteret af en operatør. Omstillingsbordet samlede en række eksterne lokalnumre på en enkelt intern linje, hvorfra de så kunne viderestilles til medarbejderne – uden at alle i virksomheden havde brug for deres eget eksterne lokalnummer. Med et virksomhedsomstillingsbord var det muligt for flere mennesker at få adgang til det begrænsede antal eksterne lokalnumre til en lavere pris. At få mest muligt ud af et begrænset antal eksterne lokalnumre til den lavest mulige pris var det oprindelige formål med telefoncentralen.
Det analoge omstillingsbord kræver, at der installeres en fysisk server på stedet, og at alle tilsluttede telefoner har faste linjer. Det er komplicerede installationer, som indebærer en stor initial investering. Mange virksomheder bruger stadig ældre, fejlbehæftede PBX’er, fordi de var så dyre i indkøb, at de udskød at udskifte dem. De er også dyre at vedligeholde og kræver specialiserede færdigheder til at administrere og foretage ændringer i omstillingsbordet. Hvis du har et ældre omstillingsbord, kan det være værd at gennemgå det, da det kan koste mere, end du tror. Fysiske switche er også sårbare, da det er sværere at skabe redundans med et gammelt system.
Faste telefoncentraler er mindre almindelige i dag, da alternativerne er mere omkostningseffektive, har flere funktioner og ikke kræver den samme fysiske plads. Desuden bevæger vi os mere og mere mod skyen, og flere holder helt op med at bruge fastnet, hvilket betyder, at den faste telefoncentral ikke er en lige så fremtidssikret løsning som en skybaseret central.
2. Det digitale hybridomstillingsbord, der bruger SIP-trunks
Det traditionelle telefonnet(PSTN) er baseret på kobberledninger fra et lokalt telefonselskab til forskellige bygninger og fungerer ved at forbinde telefoner via stikkontakter til det faste telefonnet. PSTN er stabilt, men har ikke ændret sig meget gennem årene. Derfor er der opstået en række nye teknologier i takt med den øgede digitalisering. Nye kanaler har skullet integreres i switchene, og internettet har gjort nyere kommunikation mulig. De første, der dukkede op, var VoIP-switches og hostede switching-systemer, som tilbød større fleksibilitet og betydeligt lavere omkostninger end de gamle varianter.
Et digitalt omstillingsbord eller et såkaldt hybridomstillingsbord er en kombination af analog og digital VoIP-teknologi. Det bruger SIP-trunking-teknologi. Det betyder, at du konverterer din faste telefoncentral til et cloudbaseret system. Det giver dig adgang til flere funktioner og reducerer dine telefoniomkostninger. Du kan tilføje flere telefonlinjer uden at skulle installere flere kabler (som du skal gøre med en fast telefoncentral).
3. Den moderne cloud-baserede telefoncentral
Den mest moderne og populære løsning i dag er en cloud PBX, også kaldet virtuel PBX eller IP PBX. En cloud PBX giver dig mulighed for at administrere alt online i en browser, app eller softphone. Din virksomhed kan arbejde mere fleksibelt, da du kan få adgang til alt i skyen i stedet for at skulle gå gennem en fysisk server. Det betyder, at du nemt kan arbejde eksternt, så længe du har en internetforbindelse.
En cloud PBX er skalerbar, hurtig at få op at køre og kræver ingen intern vedligeholdelse, som er inkluderet i den månedlige pris, du betaler. Desuden kan du nemt integrere din cloud PBX med dit CRM-system og andre funktioner. Find ud af mere om, hvad en cloud PBX er, og hvilke fordele den giver.
Hvorfor selv små virksomheder har brug for en telefoncentral
Hvis du driver en lille virksomhed, tænker du måske, at en telefoncentral er meningsløs. Det har trods alt fungeret godt indtil videre med bare mobilnummeret. Men hvis du vil sigte højere og give din virksomhed et mere seriøst image, har du brug for en telefoncentral.
Ikke alene sender du positive signaler til dine kunder og fremstår som en lidt større virksomhed, men det bliver også meget nemmere at håndtere de opkald, der kommer ind. Hvis du har travlt, kan du bare indtale en besked og afspille den, eller du kan stille opkaldet videre til en kollega. På den måde sikrer du altid, at de, der vil have fat i dig, får hjælp.
Kundeoplevelsen forbedres med en PBX, og du kan arbejde mere produktivt – selv når du er på forretningsrejse. Alle moderne PBX’er i dag er cloud-baserede og bygget til at håndtere virksomheder, der kun er mobile. Det er ikke kun en smidig, men også en omkostningseffektiv løsning. Få mere at vide om, hvordan du vælger den rigtige udbyder til din lille virksomhed.
For at opsummere
Lige så længe telefoni har været en integreret del af vores arbejdsliv, har mængden af indgående og udgående opkald været en udfordring for virksomhederne. For et ubesvaret opkald kan være dyrt. Afhængigt af hvilken branche du arbejder i, kan konsekvenserne af et ubesvaret opkald være mere eller mindre fatale. Men uanset om din virksomhed modtager nødopkald, eller du sælger biler, vil du ikke risikere at gå glip af det vigtige opkald, fordi linjen tilfældigvis er optaget.
Virksomheder i alle størrelser, fra enkeltmandsvirksomheder til virksomheder med tusindvis af brugere i forskellige lande, har brug for en telefoncentral. Den bedste løsning er normalt at investere i en PBX-tjeneste, som er en del af en større, komplet kommunikationsplatform med alle de funktioner, din virksomhed har brug for. Den samler telefoni, omstillingsbord, kontaktcenter, integrationer og videoopkald – alt sammen i én app. En komplet løsning til at kommunikere med kolleger og kunder, problemfrit samlet i én platform – og på én regning.
