Førstehåndsindtrykket er supervigtigt – ikke mindst når dine kunder kontakter din virksomhed. Men hvis du ikke svarer, hvad får de så? Forhåbentlig en professionel velkomstbesked. Se her, hvordan du gør det!
Vigtigheden af at have en velkomstbesked
En velkomstbesked er den optagelse, der afspilles, når nogen ringer til en virksomhed, får oplyst åbningstiderne og bliver præsenteret for forskellige valgmuligheder, der giver dem mulighed for at blive sat i forbindelse med den rigtige agent. Velkomstbeskeden er let at tage for givet, men den er vigtigere, end mange er klar over. Den giver ikke kun den, der ringer op, vigtige oplysninger som f.eks. åbningstider, men den signalerer også, hvem man er (eller i det mindste ser ud til at være) som virksomhed. Undervurder ikke førstehåndsindtrykket!
En stor virksomhed kan virke uoprigtig, hvis den indtalte velkomstbesked er støjende, upersonlig eller indeholder forkerte oplysninger. Omvendt kan en lille virksomhed virke stor og professionel med en gennemtænkt og behagelig besked.
Det er endnu værre, hvis du slet ikke har nogen velkomstbesked. Så kan kunden blive i tvivl om, hvorvidt han overhovedet er kommet til det rigtige sted. Risikoen er, at kunden ringer til et andet firma, og du har mistet en aftale. For at undgå at det sker, får du her otte tips til at indtale den absolut bedste velkomstbesked.
8 tips til en god velkomstbesked:
1. Forberedelse før optagelse
Hvis du på forhånd planlægger, hvad du vil sige, bliver dit budskab ikke bare klarere, men du sparer også tid ved at reducere risikoen for gentagelser. Skriv et manuskript, som du kan gå tilbage til, hvis du er usikker eller mister tråden.
Det er vigtigt, at dit budskab er klart, og at du bruger et enkelt sprog. Lad være med at bruge komplicerede ord og gå ud fra, at alle, der lytter direkte, vil forstå det og nemt vide, hvilke valg de skal træffe. Prøv også at holde det kort. Et trick er at læse dit manuskript højt. Så lægger du mærke til, om det føles naturligt og let, og du kan tage tid på, hvor lang tid det tager at læse det op og dermed vide, om det føles for langt.
2. Få inspiration fra andre
Du skal selvfølgelig ikke kopiere, hvad andre gør, men det er en god idé at lade sig inspirere af andre. Lyt til andre virksomheders velkomstbudskaber, især dem, der opererer i samme branche. Hvad siger de, som fungerer? Er der noget, der skiller sig ud, som er mindre godt, f.eks. med hensyn til ordvalg, følelse eller menuvalg?
3. Tilpasning til målgrupper
Hvis du har buyer personas eller tone of voice-guides, er det nu, du skal finde dem frem. For målet er at skræddersy budskabet til din målgruppe så godt som muligt. Hvad vil dine kunder gerne høre først? Butikkens åbningstider eller URL’en til din hjemmeside? Hvilke elementer er mest relevante for målgruppen at fremhæve i budskabet?
4. Glem ikke åbningstiderne
For mange mennesker er åbningstiderne en integreret del af en velkomstbesked og noget, kunderne normalt spørger efter. Angiv derfor tydeligt åbningstiderne, så den, der ringer, ved, hvornår omstillingsbordet er lukket. Glem heller ikke helligdage, og hvis du vil, kan du sæsontilpasse velkomstbeskeden og f.eks. have en unik besked til jul og en anden om sommeren.
5. Husk dette, når du udtaler budskabet.
For at få budskabet igennem er der tre ting, du skal huske på, når du læser budskabet op: tal højt, tydeligt og langsomt. Det må aldrig føles forhastet, og der er risiko for at gå glip af vigtig information, hvis du taler for hurtigt.
6. Gå ikke glip af rummets karakter
For at få den bedste kvalitet bør du optage hilsenen i et akustisk behandlet rum som f.eks. et professionelt studie. Hvis du ikke har den mulighed, skal du sørge for at udelukke så meget forstyrrende støj som muligt fra dine omgivelser. Du ønsker ikke, at en kollegas ringetone eller kaffemaskinen skal ødelægge et godt billede.
7. Er der behov for ændringer?
Lyt til beskeden, når du er færdig. Var den god? Lød du naturlig? Hørte du nogen distraherende baggrundslyde? Hvis ikke, skal du bare optage igen, indtil du føler dig tilfreds. Bed gerne en anden om at lytte med og komme med input.
8. Glem ikke andre sprog
For internationale virksomheder er det normalt vigtigt at være tilgængelig på engelsk, men hvis du har kunder fra andre lande, kan det også være værd at være tilgængelig på flere sprog. Selv hvis du driver en lille virksomhed, kan du få meget ud af at nå ud til potentielle kunder fra forskellige lande. Hvis du vil være tilgængelig på flere sprog, kan du indtale en besked, som hjælper dig med at lede dem, der ringer, til de rigtige køer. For eksempel: “For engelsk, tryk 1. For svensk, tryk 2.
Nu har du forhåbentlig alle de oplysninger, du skal bruge for at indtale en professionel velkomstbesked. Med Telavox er det supernemt at optage din egen velkomstbesked – og meget mere. Oplev, hvor intuitiv din virksomhedskommunikation kan være med alt i én brugerflade ved at se vores demo, eller prøv det selv!
