Stockholms Stadsmission faldt for Telavox' personlige service

Om virksomheden

Stockholms Stadsmission er en politisk uafhængig non-profit organisation med rødder helt tilbage til 1800-tallet. De fleste kender til deres vigtige arbejde med at hjælpe personer og familier med hjemløshed og i fattigdom. Men organisationen har faktisk i alt omkring 20 forskellige støttefunktioner.

Organisationen har spredte aktiviteter i hele Stockholm, som blandt andet består af dagaktiviteter, arbejdstræning og erhvervsuddannelser. De har også genbrugsbutikker og er ansvarlige for seks gymnasier.

Lotta Cahn, telefoniforvalter hos Stockholms Stadsmission.

Løsningen

Et mere prisværdigt valg

Stockholms Stadsmission skiftede til Telavox i 2016. Ud over at reducere omkostningerne ønskede man frem for alt at kunne gøre mere på egen hånd.

“Telavox er mere prisværdigt, den tidligere løsning var urimeligt dyr. Før var vi altid nødt til at kontakte leverandøren ved den mindste ændring eller når der opstod fejl. Nu kan vi gøre meget selv, og det sparer en masse tid. Vi har også mulighed for at tilpasse telefonien både på individ- og virksomhedsniveau. Før var det de samme tekniske forudsætninger for alle, og det fungerede ikke særlig godt,” siger Lotta.

Resultatet

I dag synes Lotta, det er meget lettere at imødekomme sin store organisations forskellige ønsker.

“Det er nemt at opbygge omstillingen på egen hånd og omstille telefonen. Og hvis nogen ønsker en telefonsvarer efter lukketid, kan man hurtigt ordne det. Jeg kan oprette forskellige køsystemer afhængigt af aktivitet, når folk ringer ind. Intet af dette kunne jeg gøre tidligere. Vi havde for eksempel kun en statisk omstilling og et gruppenummer,” siger Lotta.

Alle synes, det er nemt at bruge Telavox

Lotta er meget tilfreds med brugervenligheden og bekræfter, at hendes kolleger i kundeservice, som dagligt arbejder i administrations-visningen, er enige. De bruger Operator, værktøjet til den professionelle telefonist. Brugeren kan ved hjælp af Operator overvåge og styre opkald i omstillingen på en nem og overskuelig måde. Med kundetilpassede søgefelter og AD-synkronisering forenkles hverdagen for mange, der sidder i kundeservice.

“Selv min kollega, som beskriver sig selv som den mest utekniske i verden, synes det er nemt at bruge Telavox. Det er et godt bevis,” siger Lotta.

Unga Station Järva har flyttet deres aktiviteter udendørs under Covid-19. Sara Fargerström pakker madposer, der skal hjem til familier i Järva. Foto: Anna Z Ek.

Også de øvrige medarbejdere hos Stockholms Stadsmission virker tilfredse. De bruger Telavox-appen flittigt.

Lotta har også lavet en kom-i-gang-guide som støtte og oprettet en telefonside på intranettet med de mest almindelige spørgsmål. Der poster hun også regelmæssigt tips.

“Jeg får meget sjældent spørgsmål om, hvordan appen fungerer. Det ser jeg som et godt tegn og at administrationen er intuitiv og let at bruge. Vi får færre interne opkald via vores hovedomstilling, og jeg tror, det skyldes, at man lettere finder sine kolleger via appen. Dette gælder også kunderne, som via tastevalgene kommer direkte til den rette person.”

Onboardingen gik glat ifølge Lotta, og en Project Manager fra Telavox var til stede og hjalp til under processen.

“Vi havde forberedt ekstra telefoner, hvis noget skulle gå galt, men de behøvede ikke at blive brugt. Desuden forberedte vi alt meget omhyggeligt med tidlig information til de ansatte. Alle havde fået deres sim-kort, så de kunne komme i gang med det samme.”

“Min kontakt hos Telavox føles som en kollega”

Generelt er den personlige service og relationen til deres personlige Project Manager noget, Lotta sætter meget stor pris på.

“Det er usædvanligt, at en virksomhed satser så meget på den personlige service. Min kontakt hos Telavox hedder Henrik, og han har på nuværende tidspunkt så meget viden om Stockholms Stadsmission, at han føles som en kollega. Det er trygt at vide, at han svarer hurtigt og forstår mine problemer med det samme. Man udvikler en helt anden type dialog, når man får hjælp af den samme person hele tiden. Hvis jeg har en idé, får jeg gehør fra Henrik, og han kan hjælpe mig med at udvikle den og komme med egne indfaldsvinkler.”

“Stadsmissionen er en sjov og behagelig kunde at arbejde med. De har en vigtig rolle i samfundet og er dygtige og innovative. Et par af deres aktiviteter, som arbejder med social omgang for lidt ensomme mennesker, begyndte at bruge vores telefonkonference for at kunne fortsætte deres aktiviteter selv under coronatider. Det varmer i hjertet, når de finder nye måder at bruge vores tjenester på.”

– Henrik Svedberg, Project Manager hos Telavox.