Et digitalt løft til medarbejdere, IT og kundeservice

Om Respecta Oy

I over 25 år har Respecta Oy været en pålidelig aktør inden for hjælpemiddelteknologi i Finland. Som en del af den globale Ottobock Group har virksomheden hovedkontor i Helsinki og er repræsenteret 14 steder i landet med omkring 160 ansatte.

Fra kompliceret til enkel

For et par år siden indså Respecta Oy, at deres kommunikationssystemer ikke altid var lige så effektive som deres tjenester. Derfor begyndte Matti Mäkelä, udviklingschef hos Respecta Oy, at undersøge alternativerne på markedet.

“Tidligere havde vi en ret fragmenteret tilgang til vores telefoni. Mobiltelefoner kørte på ét system, voicemail og sms på et andet, og kundeservice havde sit eget omstillingsbord. Vi brugte mindst tre til fire forskellige platforme, hvilket var besværligt for både administration og IT.” forklarer Matti.

Det fragmenterede system førte til ineffektivitet i det daglige arbejde. Selv simple opgaver som at opdatere en voicemail eller ændre opkaldskøer krævede unødvendigt manuelt arbejde.

En samlet løsning med Telavox

For nylig valgte Respecta Oy at samle al sin kommunikation på en enkelt platform, og valget faldt på Telavox. Lige fra starten imponerede Telavox med sin enkelhed og sine integrationsmuligheder.

“Vi kiggede på flere leverandører, men Telavox var den mest fleksible løsning. Det stod klart med det samme, at det ville forenkle vores drift.” siger Matti Mäkelä, udviklingschef hos Respecta Oy.

Med Telavox kan de nu kombinere desktop- og mobilapps, hvilket giver medarbejderne større fleksibilitet i forhold til, hvordan de vælger at håndtere deres opkald. For medarbejdere med tætte kunderelationer betød det, at de nu kunne tage imod opkald direkte via computeren, mens de stadig havde adgang til relevant dokumentation og systemer – noget helt nyt for organisationen.

“Vores medarbejdere kan nu frit skifte mellem desktop og mobil, hvilket har været en stor forbedring. Det har gjort deres arbejdsgang meget mere smidig.” forklarer Matti.

Jævn overgang og hurtig virkning

Indførelsen af Telavox-løsningen gik glat med minimal forstyrrelse. Størstedelen af medarbejderne vænnede sig hurtigt til den nye brugerflade, og IT-afdelingen satte pris på den nemme installation.

“Nu har vi alle vores tjenester samlet ét sted. Fra et administrativt perspektiv er det en kæmpe forbedring. Det er meget nemmere at administrere brugere, justere omstillingsfunktioner og tilføje nye numre i dag!” siger Matti.

Matti bruger både softphone-appen til opkald og administrationsportalen til at administrere brugere og opkaldskøer. “Det er meget intuitivt og sparer mig for en masse tid,” siger han.

En anden vigtig forbedring er, hvordan undtagelser og uventede situationer nu nemt kan håndteres.

“Hvis alle i en opkaldskø ikke er tilgængelige, er det nu nemt at løse. Før var det virkelig besværligt,” tilføjer Matti.

Resultater opnået af Respecta Oy

Overgangen til Telavox har givet Respecta Oy flere klare fordele:

• TidsbesparelserIT-ressourcer er blevet frigjort, og den administrative byrde er blevet reduceret.
  
• Omkostningseffektivitet: Færre leverandører betyder lavere omkostninger.
  
• Bedre brugeroplevelseMedarbejderne kan nu tage imod opkald via både computer og mobil, hvilket øger fleksibiliteten og produktiviteten.
• Opkaldsstatistik giver ny indsigt: Med integrerede rapporterings- og analyseværktøjer har ledere nu bedre indsigt i kundeservicens resultater – i realtid.

“Lederne behøver ikke længere at gå gennem os i IT for at få rapporter, og det er en stor fordel,” siger Matti.

Se fremad

Respecta Oy ser frem til at videreudvikle sin kommunikationsløsning med Telavox. Der arbejdes i øjeblikket på at integrere systemet med både Salesforce og Microsoft Teams – noget, der forventes at give endnu bedre samarbejde og effektivitet.

“Når vi får gang i integrationerne, vil det sætte yderligere skub i forretningen,” siger Matti.

Virksomheden ser også på nye funktioner som AI-baseret transskription for at forbedre kundeoplevelsen yderligere.

“Vi stræber altid efter at være et skridt foran,” siger han.

Når Matti bliver spurgt, om han vil anbefale Telavox, svarer han uden tøven:

“Helt sikkert. Det er enkelt, intuitivt og kræver næsten ingen oplæring. Telavox har virkelig forenklet vores kommunikation og giver os mulighed for at fokusere på det vigtigste – at hjælpe vores kunder.”

Respecta Oy’s rejse med Telavox viser, hvilken forskel en moderne og sammenhængende kommunikationsløsning kan gøre. Ved at reducere kompleksiteten, spare tid og øge fleksibiliteten har Telavox taget virksomhedstelefoni til et helt nyt niveau.