Er det tid til at opdatere din virksomheds omstillingsbord og telefonitjenester? Der er nogle ting, du skal huske på – så du ikke falder i nogle af de almindelige faldgruber. Her er fire klassiske fejl, du skal være opmærksom på.
1. ikke at stille de rigtige krav til leverandøren
En fejl, som mange begår, når de skal købe telefoni- og PBX-tjenester, er, at de ikke er skarpe nok på specifikationerne fra starten. I værste fald kan man komme til at underskrive en kontrakt i den tro, at man køber noget, som leverandøren ikke kan levere. For at se de reelle fordele ved den tjeneste, du overvejer, er du nødt til at få et indblik i, hvordan den fungerer i virkeligheden. Bed om et testmiljø, der inkluderer direkte kontakt med folk, der arbejder i systemet på daglig basis.
Et godt eksempel er at oprette en fælles testgruppe, hvor både leverandøren og du som kunde er repræsenteret. På den måde stiller du krav til leverandøren på et tidligt tidspunkt, og du får “best practice” for netop din virksomhed. Husk, at leverandøren er eksperten, og at der ikke findes dumme spørgsmål.
Læs mere: Telefoncentral til små virksomheder: Sådan vælger du den rigtige udbyder
2. Forkerte mennesker i beslutningsprocessen
At være grundig og involvere de rigtige mennesker fra starten er en kritisk faktor, når man køber nye løsninger. En almindelig fejl er, at man blot opretter et isoleret projektteam til arbejdet, eller at ledelsen, styregruppen eller IT-afdelingen håndterer hele processen på egen hånd. Men det er ikke de eneste, der kommer til at arbejde med løsningen.
Sørg i stedet for at involvere brugere fra forskellige dele af organisationen på et tidligt tidspunkt – ellers er der stor risiko for, at mange af dem går glip af vigtige funktioner, når alt er aktiveret.
3. For meget fokus på omkostninger
En almindelig fejl i alle former for indkøb er, at beslutningstagere har en tendens til at fokusere for meget på omkostninger – og glemmer at se på det større billede. Det er ikke kun trafikpriser eller licensomkostninger, der skal afgøre, hvilken løsning du vælger, men hvordan det hele vil fungere i det lange løb, efterhånden som din virksomhed udvikler sig. Det er måske ligegyldigt, om browsing er et par dollars billigere, hvis alle brugere skal bruge en masse tid på et kompliceret system.
Pas på din leverandør – de bør kunne hjælpe og fortælle dig, hvordan telefoni og PBX vil tilpasse sig over tid og vokse med din virksomhed. Når du får et langsigtet og omfattende perspektiv, vil prisskiltet på tilbuddet ikke være så afgørende.
Læs mere: Dit gamle udstyr koster mere, end du tror
4. Forventninger om, at alt vil gå glat
Når man bliver præsenteret for en god projektplan og et flot indpakket produkt, er det almindeligt at forvente en fejlfri rejse – men der vil altid være faldgruber undervejs. Et langsigtet syn på indkøb er derfor ikke kun vigtigt for at få din virksomhed til at vokse, men også for at sikre, at din leverandør kan følge dig hele vejen.
Stil krav til opfølgning helt fra starten – vil du for eksempel selv kunne ændre køsystemet og foretage justeringer i omstillingsbordet i fremtiden? Så bør leverandøren demonstrere mulighederne for dette lige nu. Vælg en partner, der kan tåle lidt kritik og gøre det avancerede nemt. Så bliver rejsen ikke så bumpet.
Læs mere: Toxic voksede med 700%, og Telavox støttede under hele rejsen
Resumé: Proaktivt arbejde er nøglen til gode resultater
Telefoni og PBX er kernen i mange virksomheder og kan nemt resultere i høje omkostninger, utilfredshed og fremmedgørelse, hvis man ikke passer på. Involver flere medarbejdere fra starten, og vælg en partner, der kan skræddersy løsningen til din virksomhed – både i dag og i fremtiden. Nøgleordet er proaktivitet.
Brug lidt ekstra tid på at analysere dine behov og krav, før du beslutter dig, og sørg for at arbejde tæt sammen med din leverandør. Godt samarbejde = glade kunder!
