Har en medarbejder sagt op, er gået på forældreorlov eller er blevet langtidssygemeldt? Hvis det er tilfældet, er det ofte en meget kompliceret proces at få opsagt virksomhedens mobilabonnement. I dette indlæg gennemgår vi nogle almindelige scenarier og giver tips til, hvordan man håndterer udfordringerne.
Procedurer for offboarding
Når en medarbejder forlader virksomheden, er det vigtigt, at virksomheden har etableret procedurer, der sikrer, at alt foregår korrekt. Men offboarding bliver ofte forsømt – og medarbejderen forlader virksomheden hurtigere end planlagt og efterlader mange løse ender. Ikke mindst hvad angår kontrakter og abonnementer.
Medarbejderen tager måske endda sin firmamobil med hjem, hvilket gør det svært at holde styr på, hvilken type abonnement vedkommende har. Det er derfor afgørende, at virksomheder har en klar proces for offboarding og procedurer, der er lette at følge, både for lederen, medarbejderen og den it-ansvarlige.
Tip: Det er et godt tidspunkt at gennemgå virksomhedens it-sikkerhed, når nogen forlader virksomheden. Se her, hvordan du kan opdatere din virksomheds sikkerhed på 10 minutter.
Dyre slutfakturaer for lange bindingsperioder
Det er ikke ualmindeligt, at man enten skal fortsætte med at betale en ekstra måned eller et ekstra kvartal på et erhvervsabonnement for en persons mobil – bare fordi man ikke fik opsagt kontrakten i tide. I værste fald er abonnementet lige blevet fornyet eller udskiftet, og så hænger du på det i op til et år eller to mere! Den endelige regning for den resterende kontraktperiode er så sjældent et behageligt syn.
Lange, faste kontrakter er sjældent en fordel for nogen virksomhed – men måske særligt risikable for dem, der har stor personaleudskiftning eller har brug for at op- og nedskalere driften med korte intervaller.
Hvad med selve mobiltelefonen? Den ender som regel i en skuffe et eller andet sted, og der ligger som regel alt for mange ubrugte mobiltelefoner i virksomhedernes skuffer. Det er ikke bæredygtigt, hverken ud fra et økonomisk eller et miljømæssigt synspunkt.
Mobile erhvervsabonnementer under orlov eller sygefravær
Hvis en medarbejder f.eks. går på forældreorlov eller bliver langtidssygemeldt, giver det også udfordringer for virksomheden. Der er risiko for, at man i et år eller mere skal betale for et abonnement, som simpelthen ikke bliver brugt af nogen. Nogle operatører tillader, at kontrakten sættes på pause, mens medarbejderen er fraværende, hvilket er en fordel for at spare på selve omkostningerne.
Men udfordringen er stadig, at de opkald, der normalt kommer ind via den pågældende medarbejder, bare stopper. Da mange mennesker også bruger deres firmamobil privat, kan den af indlysende årsager ikke bare overdrages til en vikar under orlov.
Løsningen er licenser!
Det er aldrig ønskværdigt at skulle betale høje omkostninger, fordi man hænger på lange abonnementer, når en medarbejder stopper. Men der er flere måder at undgå dette på – især hvis du vælger at investere i en moderne telefoni- og PBX-løsning.
Telavox har udviklet en løsning, hvor vi tilbyder virksomhedslicenser i stedet for at knytte virksomhedens mobilabonnementer direkte til en bestemt person. Du kan frit flytte licenserne mellem alle medarbejdere, og hver medarbejder kan administrere sin egen mobiltelefon ud fra forhold og behov. Hvis du f.eks. er på forældreorlov, kan du nemt viderestille indgående opkald direkte til omstillingsbordet. Den person, der er på orlov, kan derefter indtale en personlig besked på sit mobilnummer for at fortælle, at han eller hun har fri. Læs mere om fordelene ved IVR (Interactive Voice Response).
Du kan selv administrere dine telefonlicenser og starte og afslutte licenser, som du ønsker. Licenserne har ingen fast løbetid, du betaler kun for det, du rent faktisk bruger hver måned. Hvis du har en højsæson i marts og april og har brug for ekstra medarbejdere i kundeservice, kan du nemt skalere op til 50 brugere alene i denne periode, selv om du normalt kun har 45. Med et enkelt tryk på en knap kan du slette en licens, så snart en kollega rejser eller forsvinder – og lige så nemt starte den op på vedkommendes afløser eller efterfølger to uger senere.
