Siden Verdenssundhedsorganisationen (WHO) annoncerede opdagelsen af en ukendt virus i Hubei-provinsen i Kina, har intet været det samme. Virksomhederne har været nødt til at tilpasse sig hurtigt, og mange mennesker arbejder nu hjemmefra. Man kan næsten sige, at coronavirus har kickstartet verdens største arbejdsmiljøeksperiment.
Introduktion
Telavox er eksperter i virksomhedskommunikation med det mål at gøre arbejdslivet sjovere og mere produktivt med de rigtige digitale værktøjer. I samarbejde med organisationseksperten Johanna Olsson fra bureauet The Hows guider vi dig igennem, hvordan du skaber de bedste forudsætninger for, at dit team kan samarbejde på afstand. Vi fortæller, hvilke digitale værktøjer der gør arbejdet lettere, og deler strategiske tips til, hvad du som iværksætter bør tænke på nu – og efter coronakrisen.
Sådan skaber du en positiv virksomhedskultur med et eksternt team
Når vi arbejder hjemmefra, øges mange af de behov, vi har som mennesker i et arbejdsmiljø. Vi har brug for tryghed, tilhørsforhold og at føle os kompetente. Det bliver sværere, når vi arbejder eksternt. Det er lettere at føle sig afkoblet fra de sociale aspekter af arbejdet, når vi har et underskud af naturlige sociale mødesteder på arbejdspladsen, såsom frokost, kaffepauser, eller når vi løber ind i hinanden før et møde. Vi føler os også mindre sikre på, hvad der sker i projekter og i virksomheden generelt, når vi ikke længere får det samme overblik og kan kommunikere, som når vi mødes personligt.
Angst kan overtage viljen til at samarbejde
Samtidig kan den måde, vi arbejder på, også føles ny og fremmed. Vi kan begynde at sætte spørgsmålstegn ved vores personlige kompetencer, hvilket bl.a. kan føre til tab af motivation og en følelse af depression. Vi føler et større behov for at hævde os selv og bevise vores værd. Dette overtager igen viljen til at samarbejde. Vi begynder måske at kontrollere hinanden for at genvinde en følelse af kontrol. Vi kan reagere på måder, der kan virke meget mærkelige. Men det er faktisk helt naturligt og knyttet til grundlæggende menneskelige behov.
Vigtigheden af at opfylde basale behov
Når vi gennemgår en krise, kan vi blive bedre til at ændre på de ting, der hjælper os med at opfylde grundlæggende behov. For eksempel ser vi i stigende grad, at teams gør en indsats med digitale kaffepauser og AW’er for at øge følelsen af at høre til.
7 tips til at holde sammen på et fjernteam
Som arbejdsgiver er det vigtigt, at du er tydelig omkring forventninger og skaber gode strukturer. De relationelle værktøjer som feedbackprocesser, relationsopbyggende vaner og løbende arbejde med at opbygge tryghed og åbenhed i teamet er mindst lige så vigtige.
1. Skab eller udvikl din virksomheds værdier
Når et team arbejder eksternt, er det sværere for nye teammedlemmer at forstå og komme ind i virksomhedskulturen, fordi man næsten ikke mødes fysisk. Derfor er det vigtigt, at man kommunikerer og dokumenterer, hvilke værdier der skal gennemsyre og guide medarbejderne i deres daglige arbejde. Der bør være en klart formuleret virksomhedskultur for alle i organisationen, nye som gamle, fra første dag.
Hvis den positive virksomhedskultur skal fortsætte med at vokse, især med et geografisk spredt team, skal du hele tiden evaluere virksomhedskulturen. Tal meget om værdier med dine medarbejdere. Hvilke værdier er vigtigst for dem? Er der nogle værdier, der har ændret sig over tid?
2. Fortæl andre om din kultur
Set ud fra et employer brand-synspunkt er det genialt at offentliggøre virksomhedens værdier, og hvordan I tænker om dem. Det vil tiltrække de rigtige talenter og gøre det lettere for nye medarbejdere at forstå og komme ind i kulturen – især for dem, der arbejder eksternt.
Netflix er et velkendt eksempel på en virksomhed, der åbent deler sin virksomhedskultur. Netflix Culture: Freedom & Responsibility blev offentliggjort af Reed Hastings, Netflix’ CEO og grundlægger, tilbage i 2009 og har næsten 20 millioner visninger.
3. byd nye medarbejdere velkommen foran hele teamet og virksomheden
Når du er ny i en virksomhed, får du som regel en rundvisning og bliver præsenteret for dine kolleger. Det er ikke så nemt, hvis man arbejder eksternt. Men det kan løses ret nemt. Hos Telavox bruger vi en intern chat, hvor vi har oprettet forskellige åbne chatrum. Et af chatrummene hedder “New at Telavox”, hvor nye medarbejdere kan oprette et indlæg og skrive et par linjer om sig selv. Så ved alle i virksomheden, at de har fået en ny kollega. Det er selvfølgelig også muligt at sende informationen ud via e-mail.
Opfordr nye medarbejdere til at booke møder med teammedlemmer og kolleger i andre afdelinger, som de kommer til at arbejde tæt sammen med. Disse medarbejdere er også med til at udbrede virksomhedskulturen, og det er en god måde at lære hinanden at kende på et mere personligt plan.
4. opmuntre til et miljø med åben kommunikation og feedback
Skab klare, enkle og åbne kommunikationskanaler. Det fremmer gennemsigtigheden og tilskynder medarbejderne til at komme i kontakt med hinanden. Hos Telavox bruger vi intern chat i stor udstrækning, og det har endda næsten erstattet e-mail. Chat sænker kommunikationstærsklen mellem medarbejderne, du får hurtigere svar, og det reducerer e-mail-spam. Som leder bør du opmuntre til et miljø, hvor alle i dit team bidrager. Gennem chat er det ikke kun de højtråbende og udadvendte, der er i centrum, men alle føler sig trygge ved at udtrykke sig. Målet er at reducere bureaukrati og formalitet så meget som muligt for at undgå at lukke munden på medarbejderne, hvilket aldrig er sundt eller befordrende for kreativiteten.
Den interne chat på Telavox er også et godt værktøj til onboarding af nye medarbejdere. Chatten indeholder alle medarbejderes kontaktoplysninger, hvilken afdeling de tilhører, hvilket land de arbejder i og et billede af personen. Hvis du er ny i jobbet, giver det dig et værdifuldt overblik over personerne i virksomheden og også over, hvordan den er organiseret. Her forklarer en Telavox-medarbejder, hvordan han hurtigt kom ind i teamet ved hjælp af kommunikationsplatformen.
5. Sæt forventninger til kommunikationsmetoder
Det er vigtigt at være klar over , hvordan, hvornår og til hvad jeres kommunikationskanaler skal bruges. Måske vil du gerne håndtere mere formel dokumentation via e-mail, mens mere uformel kommunikation foregår via Slack eller Skype.
En intern guide kan hjælpe dig med at reducere forvirringen om, hvad og hvor medarbejderne skal skrive. Hvis dit team bruger forskellige kommunikationsværktøjer til at samarbejde (f.eks. Microsoft Teams til fildeling eller Slack til chat), så fortæl det til alle teammedlemmer med det samme.
6. Hold kommunikationen i live!
Kommunikation vil være afgørende for, om I lykkes med at holde sammen som fjernteam. Afsæt derfor tid til regelmæssige ugentlige check-ins – prøv at holde mindst to møder. Gennemgå, hvad teamet arbejder på, giv oplysninger om eventuelle beslutninger, der kan påvirke teamet, og opfordr til feedback og åben dialog. Prøv også at holde møderne via videokonference. Det giver mulighed for at genkende hinanden og se reaktioner og ansigtsudtryk. Kropssprog bidrager til en mere effektiv kommunikation, da folk observerer dit kropssprog næsten lige så meget, som de lytter til, hvad du siger.
7. Vis tydeligt, hvornår du arbejder, og hvornår du har fri
Sidder du i møde? Vabbing? Eller er du til yoga? Det er ikke nemt at holde styr på hinanden, når man er et fjernteam. Der er forskellige måder at gøre rede for, hvor man er, f.eks. ved at have en åben kalender eller kommunikere via e-mail. I Telavox-appen er der en “Profiler”-indstilling. Der kan du nemt fortælle kolleger og kunder, om du er til frokost, er syg osv. Du kan vælge, hvilket nummer der skal vises til omverdenen, og indstille, hvilke opkald der skal modtages – direkte opkald eller opkald i kø.
Resumé: Hvordan man opbygger en virksomhedskultur, når man arbejder hjemmefra
- Skab eller udvikl din virksomheds værdier.
- Fortæl andre om din kultur.
- Byd nye medarbejdere velkommen foran hele virksomheden.
- Tilskynd til et miljø med åben kommunikation og feedback.
- Sæt forventninger til kommunikationsmetoder.
- Kommuniker, kommuniker, kommuniker!
