Praktiske tips til at kombinere kontor og telearbejde.
Introduktion
Hvis du kunne vælge, ville du så foretrække at arbejde hjemmefra, fordi du ved, at du kan arbejde uforstyrret og dermed være mere effektiv? Vil du hellere komme ind på kontoret hver dag for at se dine kolleger? Eller er du som de fleste af os og foretrækker en kombination? De fleste, der har arbejdet hjemmefra under pandemien, vil gerne fortsætte med det. Uanset hvornår pandemien slutter, vil medarbejderne fortsat efterspørge fleksible arbejdsforhold. Selv om de fleste ikke ønsker at arbejde hjemmefra hele tiden, ønsker de at arbejde hjemmefra, i det mindste i et vist omfang, og 80 % synes, at det har fungeret godt at arbejde hjemmefra.
Fremtidens arbejdsplads vil bestå af hybride teams, hvor nogle arbejder på stedet og andre hjemmefra eller på en strand i Costa Rica. Men det er også vigtigt at huske, at de fleste mennesker synes, at fuldt digitale møder fungerer bedre end hybridmøder. At finde balancen mellem behovene hos dem, der arbejder på afstand, og dem, der arbejder på kontoret, bliver nøglen til en succesfuld arbejdsplads i fremtiden.
Så hvad skal der til for at få en arbejdsplads med regelmæssige hybridmøder til at fungere lige så godt som en traditionel arbejdsplads? Vi mener, at du er nødt til at opbygge en bæredygtig infrastruktur internt, hvor nogle medarbejdere er på kontoret, og andre er hjemme. I denne guide hjælper vi dig med at skabe et hybrid arbejdsmiljø, som vil hjælpe din virksomhed med at tilpasse sig dette nye arbejdsformat samt fremtidige ændringer.
Definitionen af en hybrid arbejdsplads
For mange var pandemien første gang, de oplevede en hybrid arbejdsplads. Nogle arbejdede hjemmefra, mens andre stadig var på kontoret, hvilket resulterede i en ny tilgang til digitale møder. Den hybride arbejdsplads er ganske enkelt en kombination af kontorarbejde og fjernarbejde. Selv om mange i begyndelsen blev tvunget til det, har den hybride arbejdsplads gjort det lettere at opfylde den enkelte medarbejders specifikke behov og opnå en bedre balance mellem arbejdsliv og privatliv.
Digitale møder, hvor hver deltager sidder bag sin bærbare computer, fungerer normalt godt. Selvfølgelig er der tidspunkter, hvor dårlig internetforbindelse smider deltagerne ud, og hvor hundehvalpen af og til gør i baggrunden, men generelt er møderne ret stabile. Problemerne kan dog stige, når møderne bliver hybride. Det er meget sværere at sikre, at alle får samme plads, når nogle mennesker sidder over for hinanden i et konferencelokale, og andre sidder derhjemme. Det kan helt klart påvirke udfaldet af møderne, da de personer, der mødes, lettere kan kommunikere med hinanden og dermed få deres dagsorden igennem. Det er et område, som helt sikkert kan forbedres.
Medarbejderne vil gerne fortsætte med at arbejde på afstand…
Medarbejderne vil fortsat søge fleksibilitet og mere kontrol over, hvor og hvordan de arbejder. I en Microsoft-undersøgelse fra 2021 svarede 73 % af medarbejderne, at de fortsat ønsker at have fleksible muligheder for distancearbejde. I Swedes and the Internet 2021 arbejdede halvdelen af alle professionelle i Sverige hjemmefra i 2021. 9 ud af 10, der arbejdede hjemmefra, vil fortsætte med at gøre det, selv efter pandemien.
… og det skal de have lov til.
Men en hybrid arbejdsplads fører ikke kun til gladere medarbejdere; det er også en succesfaktor med hensyn til produktivitet. I en undersøgelse foretaget af BCG sagde 75 % af de respondenter, der havde arbejdet eksternt under pandemien, at de var lige så produktive som før, når de udførte deres individuelle opgaver. Omkring 50 % sagde, at de var mindst lige så effektive, selv når de udførte fælles opgaver, som normalt ville finde sted i et fysisk konferencelokale med kolleger.
Fremtidens kontor
Bedre planlægning af kontorlokaler
Et positivt aspekt ved hybridarbejde er, at virksomheder kan reducere kontorplads og dermed omkostninger. Men det kan være svært at finde ud af, hvor meget plads man har brug for, når man ikke ved, hvor mange medarbejdere der rent faktisk kommer hver dag. Det er selvfølgelig muligt at designe arbejdspladsen på en måde, der understøtter både medarbejdere på stedet og fjernarbejdere, men der er et par ting, man skal overveje, f.eks. hvordan rummene designes, og hvordan arbejdsområderne fordeles.
Hot desking og hoteling
Hot-desking betyder, at medarbejderne ikke har deres egen arbejdsplads, som de sidder ved hver dag, men bare vælger en ledig plads. Der er flere medarbejdere end skriveborde, og man bruger kun så mange skriveborde og lokaler, som man har brug for. I takt med at det hybride arbejdsmiljø bliver mere almindeligt, bliver hot-desking det også. Hoteling er stort set det samme koncept, men det kræver, at du booker en kontorplads via en app eller anden software, før du kan bruge den. Du kan opstille regler for, hvor ofte hver medarbejder kan booke en plads, og f.eks. beslutte, at hver medarbejder kan booke en kontorplads to gange om ugen.
Husk: Tag hensyn til medarbejdere med særlige behov. De, der har små børn derhjemme, og hvis partner er på forældreorlov, vil helt sikkert gerne komme ind nogle gange eller hele tiden. Og glem ikke, at ikke alle har det godt med at arbejde hjemmefra. Den yngre generation, som f.eks. er i deres første job, bor ofte i mindre lejligheder og vil gerne opleve arbejdslivet “rigtigt” og på stedet. Så gennemgå skrivebordssituationen og overvej, om du vil prioritere yngre medarbejdere og f.eks. småbørnsforældre.
Hvordan skal kontorerne organiseres?
Kombiner møde- og samarbejdsrum, og sørg for, at der er separate rum til fokus og social interaktion. Hvis medarbejderne primært kommer for at socialisere, holde møder og samarbejde, vil du gerne skabe et inspirerende, socialt miljø. Hvis det er muligt, skal du sørge for at have nogle mindre fokusrum. Hvis du kun har større mødelokaler, kan det være nødvendigt også at booke dem til individuelle møder. Det er lige så vigtigt at sikre, at medarbejderne kan foretage et telefonopkald i fred og ro eller bare sidde i et afsides rum i et stykke tid, som det er at have større rum til social interaktion.
Sådan tilpasser du en eksisterende arbejdsplads til hybride forhold
Et hybridkontormiljø skal passe til alle medarbejdere – uanset om de arbejder hjemmefra, på kontoret eller begge dele. Men fordi mange kontorer ikke kan udvide antallet af rum, er der andre smarte justeringer, du kan foretage.
- Videokonferencer – alle virksomheder har brug for et system, der sikrer problemfri kommunikation mellem medarbejdere og fjernarbejdere. Derfor bør ethvert konferencelokale være udstyret med et kamera, en stabil internetforbindelse, VoIP, videokonferencesoftware og – hvis det er et større rum – mikrofoner for at sikre en fremragende lydkvalitet.
- Skab forskellige områder – selv om det er umuligt at bygge ud, kan du udpege specifikke områder til forskellige aktiviteter. I en aktivitetsbaseret tilgang omdannes nogle områder til sociale rum, andre til steder for fokuseret arbejde. En separat del af kontoret kan indrettes med skriveborde, hvor medarbejderne kan booke en plads til de dage, de kommer.
- Lokalebookingsystem – så dem på kontoret altid har et lokale til møder, og eksterne mødedeltagere aldrig skal vente på, at der bliver fundet et ledigt lokale.
- Modulære møbler – brug fleksible møbler, der kan tilpasses, så de passer til din virksomheds behov. Du kan samle og skille dem ad og dermed justere antallet af skriveborde, der bruges, for eksempel.
- Udendørs miljøer – glem ikke, at mere muntre møder kan holdes udendørs, hvis vejret tillader det, og hvorfor ikke kombinere det med en gåtur for at få gang i skridttælleren?
Tip om Internet of Things: Installer IoT-sensorer til at tælle, hvor mange mennesker der er på kontoret. På den måde kan du også identificere, hvilke skriveborde der har brug for rengøring, baseret på hvor ofte de er blevet brugt.
Skab bedre betingelser for hjemmearbejdspladser
At sikre en bedre balance mellem arbejde og privatliv for dine medarbejdere er en vigtig del af den hybride måde at arbejde på. De vil sætte pris på ikke at skulle pendle hver dag, lettere at finde tid til motion eller bare muligheden for at få deres liv til at hænge bedre sammen. Men i den førnævnte Microsoft-undersøgelse fra 2021 siger 42 %, at de mangler kontorudstyr derhjemme, og 10 % har ikke en ordentlig internetforbindelse. Hvis den hybride arbejdsplads skal fungere, skal du skabe de rette betingelser for alle, der arbejder hjemmefra.
Hvilket teknisk udstyr er der brug for?
Teknologi er selvfølgelig en nøglefaktor, og man har brug for en eller flere smarte løsninger. Nogle foretrækker at bruge Microsoft Teams til al kommunikation, mens andre kombinerer Googles forskellige løsninger med for eksempel Slack. Uanset løsningen skal man finde en måde, hvorpå folk, der arbejder hjemme, kan kommunikere lige så let som dem, der sidder over for hinanden på kontoret. Et tip er at oprette kanaler og chatgrupper. Du kan kategorisere samtaleemner i forskellige Teams-kanaler eller oprette chatkanaler, der berører arbejdsrelaterede emner og andre vigtige emner som f.eks. fyraften. Du kan selvfølgelig ikke tilbyde medarbejderne større lejligheder eller bedre indeklima, men nogle praktiske foranstaltninger kan anbefales. At give alle medarbejdere en skærm, et tastatur, en skrivebordsstol og et headset kan gøre en stor forskel! Et skrivebord, der kan hæves og sænkes, kan selvfølgelig også give betydelige forbedringer i hjemmet, men der er grænser for, hvor meget du kan investere. De fleste medarbejdere vil indse, at du ikke kan tage det fulde ansvar for hjemmemiljøet.
6 tips til at få succes med hybride videokonferencer
Online videomøder er som regel mere effektive end personlige møder. Faktisk resulterer de som regel i, at folk for en gangs skyld møder op til tiden! Men der er nogle detaljer, man skal overveje. De fleste digitale møder i dag, som kombinerer folk på kontoret med eksterne deltagere, kommer ofte til kort. Prioriteten bør være at kunne samarbejde lige godt, uanset hvor man befinder sig.
Ledelse af medarbejdere på en hybrid arbejdsplads
Et positivt aspekt ved at lede medarbejdere digitalt er muligheden for at skabe et tættere bånd. Selv om I ikke sidder ved siden af hinanden på kontoret, får du mulighed for at se din medarbejders køkken, kat eller partner og blive introduceret til deres hjemmemiljø. Faktisk giver det dig ofte et tættere indblik i deres liv, end hvis I bare havde mødtes på kontoret.
Alle skal behandles lige
Som leder skal du sikre, at de, der arbejder eksternt, har de samme muligheder som dem, der arbejder fra kontoret. Den hybride arbejdsplads bør ikke resultere i nogen form for særbehandling. For at få en bedre idé om, hvad medarbejderne ønsker, skal du spørge dem! Send spørgeskemaer ud, eller tal med dem enkeltvis og spørg dem om det:
- Hvordan har de oplevet at arbejde hjemmefra?
- Hvor mange af dem ønsker at arbejde hjemmefra?
- Hvor mange dage vil de gerne arbejde hjemmefra?
- Hvem har brug for/skal komme regelmæssigt på kontoret?
- Mangler de nogle tekniske installationer på kontoret?
- Mangler de noget udstyr derhjemme?
- Er der nogen, der har brug for træning i specifikke programmer?
Ekstra tip At holde styr på, hvem der er tilgængelig, og hvem der ikke er, kan være ret vanskeligt i et hybrid arbejdsmiljø. Men med smart software, der giver medarbejderne mulighed for at oprette personlige profiler, der viser tilgængelighed, bliver det nemmere. Du kan nemt se, hvem der er til frokost, er syg eller sidder i møde.
Sammenfatning
Når man planlægger en hybrid arbejdsplads, skal man se på medarbejderne, og hvad de har brug for. Medarbejderne er virksomhedens vigtigste aktiv, og det er vigtigt at implementere en højere grad af fleksibilitet i dag, og det vil sandsynligvis blive endnu vigtigere i fremtiden. Den hybride arbejdsplads er ikke en midlertidig løsning, det er sådan, en stor del af virksomhederne vil arbejde i fremtiden. Vi foreslår, at du kommer i gang så hurtigt som muligt. En sidste påmindelse: At lade medarbejdere arbejde hjemmefra for at opnå en bedre balance mellem arbejde og privatliv kan også have negative elementer. Kontoret, kollegerne og pendlingen kan blive erstattet af endeløse arbejdstider. Nogle medarbejdere vil indse, at de kan fylde deres kalendere med møde efter møde og være online i chat 24/7, hvis de vil. Microsofts førnævnte undersøgelse fra 2021 viste, at tiden brugt på MS Teams-møder blev mere end fordoblet i 2020. Det gennemsnitlige Teams-møde var længere, og tiden brugt i chatrum og på e-mails steg.
Da mange føler, at de kan arbejde endnu mere hjemmefra, kan de risikere at brænde ud. Faktisk følte 54% sig overbebyrdede og 39% udmattede. Så vores sidste påmindelse er at holde regelmæssige møder med alle og holde øje med advarselstegn. En hybrid arbejdsplads skal være lige så gavnlig for dine medarbejdere som for virksomheden selv – aldrig på bekostning af dine medarbejdere.
Hos Telavox er vi dedikerede til at gøre kommunikationen lettere i og mellem virksomheder. Vi har udviklet en løsning, der gør arbejdsdagen både lettere og sjovere ved at bruge en enkelt app til opkald, sms’er og videokonferencer.
Kontakt os, hvis du vil lære os bedre at kende!
