Da tingene eskalerede meget hurtigt i foråret 2020 med Covid-19, blev mange virksomheder tvunget til at gennemgå en tvungen og meget uplanlagt digitalisering af arbejdspladsen. Det skabte mange forskellige udfordringer med lige så mange blandede resultater på løsningerne. Mange virksomheder kæmper stadig med at finde deres vej.
Intro
Da Covid-19-pandemien fejede gennem lande over hele verden, måtte virksomheder foretage hurtige ændringer for at holde produktionen kørende. UCaaS er et begreb, som mange er blevet fortrolige med på det seneste. Her guider vores UCaaS-ekspert, Felipe Leiva fra Telavox’ Cloud Sales-afdeling, dig igennem, hvordan du skaber de bedste forudsætninger for, at dit team kan samarbejde på afstand.
Hvad er UCaaS, og hvordan hjælper det virksomheder?
UCaaS (UC) er en paraplybetegnelse for en cloudbaseret løsning, der samler alle virksomhedens kommunikationsværktøjer i et enkelt system. Du behøver ikke at forholde dig til en masse forskellige udbydere og administrere forskellige systemer. Telavox’ kommunikationsplatform er et godt eksempel på en UCaaS-løsning, hvor vores kunder nemt og bekvemt kan tage deres kontor med hjem og fortsætte med at arbejde, som de plejer. Alt, hvad du har brug for til at styre en normal arbejdsdag, findes i én app.
En grundlæggende version af UC kan være at samle virksomhedens telefoni, PBX, e-mail, chat og videoopkald på én platform.
Har du nogle tips til virksomheder, der ønsker at strømline deres kommunikation med fjernarbejdere?
Det er vigtigt at kvalificere den kommunikation, der kræves for at kunne arbejde på afstand. Du skal sikre dig, at den teknologi, du har, opfylder behovet. Den måde, man kommunikerer på, skal også fungere udadtil. Det nytter ikke noget at udvikle retningslinjer og politikker, hvis alle ikke kan kommunikere tilfredsstillende, hvis de tekniske forudsætninger ikke er til stede.
I mange tilfælde er der en bred vifte af løsninger til rådighed i en virksomhed. Videokonferencer er et sådant eksempel. Det er ikke ualmindeligt, at den samme virksomhed bruger forskellige videotjenester til fjernmøder, afhængigt af hvilken afdeling man tilhører. Det samme gælder for dokumenthåndtering. Nogle bruger fildeling i skyen, mens andre stadig sender deres dokumenter via e-mail.
Under alle omstændigheder er det vigtigt at sikre, at løsningerne er tilgængelige for alle, og at der er stringens i virksomheden. Skab klare, enkle og åbne kommunikationskanaler. Det fremmer gennemsigtigheden og tilskynder medarbejderne til at række ud til hinanden.
Det er vigtigt at være klar over, hvordan, hvornår og til hvad jeres kommunikationskanaler skal bruges. Du vil måske gerne håndtere mere formel dokumentation via e-mail, mens mere uformel kommunikation foregår via Slack eller Teams.
En intern guide kan hjælpe dig med at reducere forvirringen om, hvad og hvor medarbejderne skal skrive. Hvis dit team bruger forskellige kommunikationsværktøjer til at samarbejde (f.eks. Microsoft Teams til fildeling eller Slack til chat), så fortæl det til alle teammedlemmer med det samme.
Sparer UCaaS penge?
Uden tvivl! Der er mange rapporter, der viser, at dårlig kommunikation skader organisationen. Ifølge undersøgelsen“The Poor Cost of Communications” har 400 virksomheder med hver 100.000 ansatte et gennemsnitligt tab pr. virksomhed på 62,4 millioner dollars om året på grund af dårlig kommunikation til og mellem medarbejderne. Og selv om din lille virksomhed er en brøkdel af de undersøgte virksomheders størrelse, er din virksomhed også påvirket af dårlig kommunikation.
Ved at minimere antallet af forskellige løsninger og systemer bliver det mere omkostningseffektivt. At samle telefoni (fast og mobil), video- og telekonferencer, chat og diskussionsgrupper på samme platform betyder færre fakturaer og en mere smidig og problemfri arbejdsdag for medarbejderne. Det fører også til en inkluderende kultur, da kommunikationen bliver mere tilgængelig for alle.
Enkelhed i teknologien er en forudsætning for, at den kan fungere. Hvis der er for mange forskellige løsninger og for høje krav til brugerens tekniske viden, er der stor risiko for, at fjernkommunikationen mislykkes.
De fleste løsninger har en omkostning, som man bør tage højde for. Har alle i virksomheden den samme type licens? Hvordan afvejer du omkostninger i forhold til fordele? Ved at samle alle disse elementer på ét sted kan du lettere sikre, at alle kommunikerer på de samme vilkår og betingelser.
Desuden er der også en økonomisk fordel for virksomhederne ved at kunne reducere omkostningerne til alle de forretningsrejser, der finder sted hvert år.
Hvad sker der med virksomheder, der ikke har eller anskaffer sig effektive digitale kommunikationsværktøjer? Bliver de ladt i stikken?
I begyndelsen af 2000-tallet havde omkring 50 procent af svenskerne internetadgang derhjemme. I dag er tallet 98 procent. Det betyder, at næsten alle svenskere kan kommunikere med hele verden med blot nogle få tastetryk. Digitaliseringen giver os også mulighed for at tage vores arbejde med hjem og være produktive på afstand. Og for de virksomheder og organisationer, der har haltet bagefter, har coronakrisen været et wake-up call – de har været tvunget til at træffe kriseforanstaltninger og hurtigt implementere digitale løsninger.
Jo længere du venter med at foretage de ændringer, der er nødvendige i en dynamisk og foranderlig tid, jo sværere bliver det. Tag spørgsmålet op. Afklar ambitionerne. Sæt rimelige forventninger. Start med at skabe værdi for alle. Sæt deadlines, og arbejd mod det samme mål.
Kunne det være en fordel ud fra et employer branding-perspektiv at tilbyde dine medarbejdere en UCaaS-løsning?
Helt sikkert! Alt er i konstant udvikling uanset branche, især i teknologiens verden, hvor trends ændrer sig hurtigt. Mange af de ting, vi tager for givet derhjemme, vil vi gerne have til at fungere på samme måde på arbejdspladsen. Yngre generationer kommer ind med mere ‘moderne’ øjne. Det lægger pres på arbejdsgiverne for at følge med tiden og forstå, hvad medarbejderne har brug for til at udføre deres job effektivt.
At følge med og skabe de rette teknologiske forudsætninger for fremtiden er helt klart en fordel, når det handler om employer branding og om at skabe en attraktiv arbejdsplads. For virksomheder og organisationer er det afgørende for at forblive konkurrencedygtige. Det giver dig mulighed for at ansætte den rigtige person til en rolle og til et team i stedet for at stole på, hvem der bor tættest på. Det giver også adgang til ny viden og mangfoldighed.
Hvor vigtigt er det at have en løsning, der er åben for integrationer?
I den seneste Telavox-chat med Gartner, et verdenskendt it-analysefirma, der udgiver værdifulde rapporter om branchen, nævnte analytikerne, at integrationer er blevet en af beslutningsparametrene, når man vælger en UCaaS-leverandør. Det er vigtigt, at vi viser forståelse for kundernes behov – de har ofte flere platforme til deres forretningsbehov, især virksomhedskunder. At have flere platforme skaber kompleksitet både for it-cheferne (mange systemer, der skal installeres, brugerne skal uddannes, og der skal ydes support) og for brugerne, der skal skifte mellem forskellige grænseflader.
Hvis du vil spare tid og penge og øge effektiviteten i din virksomhed, skal du ikke blive ved med at skifte mellem apps – få i stedet en løsning, der kan integreres med andre systemer!
Mange løsninger er blevet mere og mere brugervenlige, og det er en god ting. Men det stiller også krav til brugerne om at kunne klare det meste selv. Kan det være en ulempe for kunden?
Det har Gartner faktisk lige været inde på. De nævnte for eksempel, at en af Microsofts svagheder er manglende support. De er afhængige af, at deres forhandlere yder denne form for support til deres kunder. Nogle gange fungerer det, men det er en tredjepart og et mellemled, som måske ikke altid er velbevandret i produktet. Derfor kan kvaliteten af supporten variere meget.
Hos Telavox har vi også en Customer Operations-afdeling, hvis opgave er at hjælpe vores kunder. Du vil få tildelt en Customer Success Manager fra starten, som har det overordnede ansvar for levering, uddannelse, ledelse, udvikling og for at give kunderne proaktive løsninger. Telavox’ seneste kundeundersøgelse viser, at den service, som vores Customer Success Managers leverer, er den mest værdsatte service, især blandt store virksomheder.
Har du et konkret eksempel på en kunde, der har effektiviseret sin virksomhed takket være UCaaS?
Ja, der er mange. Det, der kendetegner dem alle og har gjort dem succesfulde, er i bund og grund kontrol. Ved at investere i en fælles kommunikationsplatform får man et helt andet overblik over omkostninger og organisation. Kontrol over de små ændringer, som ofte kræver lange telefonkøer til operatørerne, og som koster både tid og penge. Se kollegernes tilgængelighed – hvornår de går eller begynder. At vide, at man kan gøre det meste selv uden at involvere en ekstern leverandør. Det er derfor, folk vælger Telavox i første omgang, og svaret på, hvorfor vi er blevet så populære, er brugervenlighed.
Pandemien har fremskyndet Gleerups digitale rejse.
Virksomheden Gleerups udvikler digitale værktøjer og har været kunde hos Telavox siden 2013. Elisabeth Lennartsdotter er salgs- og marketingchef hos Gleerups og fortæller, at deres tærskel for at afholde digitale møder, både interne og eksterne, forsvandt hurtigt i foråret.
“Pandemien har helt sikkert fremskyndet vores overgang til en stadig mere digitalt drevet virksomhed. Og vi kommer nok ikke tilbage til det samme niveau af forretningsrejser, som vi havde før pandemien. Størstedelen af vores møder fungerer lige så godt digitalt.”
Elisabeth siger, at takket være Telavox var det nemt at foretage overgangen på kort tid.
“Overgangen til at flytte alle medarbejderes kontorer hjem eller til at dele tiden mellem kontor- og fjernarbejde har været en meget smidig proces. Alle var allerede vant til Telavox. Vores receptionist har cloud-switchen i et program på sin computer, som er forbundet med Telavox via skyen.”
Telavox cloud exchange gør det lettere for Lund-virksomheder at arbejde på afstand.
For Martin Berg, CTO hos softwarevirksomheden Lime i Lund, har det været en lettelse at have Telavox’ cloudbaserede kommunikationsløsning til rådighed i disse tider. Noget, som han siger, kan gøre en stor forskel for virksomheder under coronavirusudbruddet.
“I Norden er vi kommet langt med cloud-baserede løsninger og er allerede vant til at arbejde på afstand. Det gælder også for Lime Technologies’ medarbejdere i det omfang, det er muligt, afhængigt af tjenesten. Men hvis vi har brug for at sende alle hjem, er det ikke noget problem takket være Telavox’ cloudbaserede løsning. IT-afdelingen kan bruge og administrere alt på afstand, og det samme gælder vores kundesupport og mange andre afdelinger,” siger Martin.
Det burde være nemt at være sikker.
Selv om Lime Technologies arbejder hjemmefra, behøver de ikke at gå på kompromis med informationssikkerheden, som er en prioritet for softwarevirksomheder. Martin mener, at det er vigtigt at opretholde en balance og være fleksibel – medarbejderne skal kunne arbejde hjemmefra og bruge de nødvendige værktøjer på computeren. Han ønsker den samme tilgang til kunderne.
“Sikkerhed skal være enkelt, og her er Telavox godt på vej. Man kan vælge at logge ind via sin Microsoft-konto, og så har vi central kontrol over, hvem der logger ind, og når folk forlader os, kan vi administrere det på en enkel måde”, siger Martin.
Sammenfatning
Der er gode grunde til, at flere og flere virksomheder vælger at gå over til UCaaS. Nogle af de vigtigste fordele kan opsummeres i følgende punkter:
- Let at administrere.
- Brugervenlig grænseflade.
- Du bliver en mere attraktiv arbejdsgiver.
- Effektiv kommunikation, bedre samarbejde og gennemsigtighed.
- Lavere omkostninger og bedre synlighed.
Hvorfor vælge Telavox som din UCaaS-leverandør?
Telavox’ unikke UcaaS-platform har haft stor indflydelse på det nordiske marked. Løsningen består af en cloud exchange, mobilapplikation og interface med telefoni, chat, videokonferencer, statistikværktøjer og integrationer med andre systemer.
Telavox kan håndtere både IT og telekommunikation og er også en af de største operatører inden for B2B-sektoren. På den måde behøver vores kunder kun én leverandør. Vi har et stærkt fokus på mobiler til alle telefoni- og UcaaS-tjenester. Administratorer kan hurtigt og nemt komme i gang med appen og administrere brugere, omkostninger og datasikkerhed i en enkelt portal i stedet for at skulle logge ind på flere systemer.
Med Telavox kan brugerne drage fordel af automatisering, bedre kundeservice og effektive samarbejdsværktøjer, der styrker både den interne og eksterne kommunikation.
Dette er Telavox’ bedste UcaaS-funktioner
IP-telefoni og skybaseret PBX som du nemt kan administrere i appen.
Videokonferencer med integreret telefoni- og videokonferenceløsning. Ingen installation er nødvendig. Eksterne deltagere behøver ikke at installere særlig software, men kan deltage direkte fra deres webbrowser.
Telefonkonferencer hvor du nemt kan invitere eksterne og interne deltagere.
Integrationer med flere Microsoft-systemer som Teams, Azure Active Directory, Power BI, Microsoft 365 samt integrationer med andre platforme som bl.a. Google G Suit, Freshdesk, Zendesk, Hubspot og Salesforce.
Softphone – Brug din computer som telefon. Det er billigt og nemt at opgradere!
Kontaktcenter – en enkelt app til både kundekommunikation og internt samarbejde. Contact Centre tilbyder funktioner, der giver forbedret funktionalitet til kundeserviceagenter samt statistiske og afslørende data om, hvordan man bedre kan planlægge bemanding og arbejdsstyrke for at imødekomme kundernes behov.
Passiv optagelse af opkald Optag alle eller nogle af dine opkald via både mobil og fastnet.
Statistiske værktøjer med realtidsstatistik giver dig mulighed for at holde styr på dine køer, hvilket kan hjælpe dig med at forbedre kundeservicen.
Telavox-widget maksimerer din kundesupport på hjemmesiden og gør det lettere for dig at tale med dine kunder.
Internationale numre: Telavox kan tilbyde numre i over 65 lande og på mere end 10.000 steder med hjælp fra globale partnere. Dette kan yderligere forbedre den samlede oplevelse af en løsning på tværs af organisationen.
