De af jer, der har kontorer i flere lande, ved, at det ofte kan være en udfordring at samarbejde på tværs af grænserne. Med forskellige telefonoperatører og forskellige PBX-systemer er det næsten umuligt at holde styr på, hvem der arbejder med hvad på den anden side af havet. Med en samlet telefoniløsning, der samler alle dine kommunikationsbehov på én platform, kan du undgå besværet med dusinvis af forskellige fakturaer, kontaktpersoner og supportnumre.
Introduktion
I denne guide fortæller vi dig, hvordan du kan reducere dine dyre telefoniomkostninger og øge den interne effektivitet ved at implementere en fælles platform for hele din organisation – uanset om du sidder i London, Göteborg eller Turku. Og du vil få en hel masse gladere kunder i processen!
Grænseoverskridende samarbejde – en historisk udfordring
Virksomheder i flere nordiske lande har historisk set arbejdet i separate siloer, når det gælder kommunikation – både internt og med deres kunder. Det eneste, de har haft til fælles, er domænet og den samme e-mailadministration. Ellers har kommunikationen været helt adskilt i hvert land med unikke operatører og telefoncentraler for hvert marked.
Medarbejdere i disse virksomheder, som sjældent har haft andet end en e-mailadresse og et telefonnummer til kolleger på den anden side af grænsen, har måttet affinde sig med situationen. Det er svært at få direkte kontakt, når man ikke ved, om en kollega er til frokost, til møde eller har fri – og tidsforskellen gør det ikke nemmere! Distanceringen har været en realitet, når man ikke har overblik over, hvem der har samme rolle som en selv i Danmark eller Finland, især når man kun mødes til kick-off en gang om året.
Med flere leverandører i hvert land, hvor virksomheden opererer, har der også været et stort antal elementer at holde styr på med hensyn til ansvar, procedurer og omkostninger. Ikke alene skal IT-chefen eller kunden holde styr på flere systemer – de har også fakturaer fra forskellige kilder, forskellige kontaktpersoner og flere supportkanaler at forholde sig til. Det er svært at få et overblik – og det er en opskrift på problemer!
Moderne kommunikationsplatforme er cloud-baserede
Det er længe siden, at det blev anset for at være rentabelt at købe et fysisk system, som skulle forbindes og vedligeholdes mellem forskellige lande. Den moderne måde at købe PBX-tjenester på i dag er at få en pålidelig, omfattende udbyder, som er opdateret med de nyeste funktioner og ved, hvad nordiske virksomheder har brug for. Med en cloudbaseret tjeneste har du altid adgang til nye udviklinger og teknologier uden at skulle bede om dem. I dag stræber alle telefoniudbydere efter konstant at tilbyde deres kunder det allernyeste – og det allernyeste er i skyen!
Ved at integrere telefoni- og omstillingsanlæg med andre værktøjer, som for eksempel Microsoft, er det også muligt at effektivisere arbejdet yderligere. Med kalenderen synkroniseret behøver den aldrig at ringe igen midt i et igangværende møde, og når du har dit CRM knyttet til omstillingen, kan du med det samme se, hvilke aktuelle dialoger eller tidligere udfordringer en kunde, der ringer ind, har.
Læsetip: Hvorfor fintech-virksomheden Iynett valgte at integrere sit CRM med børstjenesten
Kundetilfredshed afhænger af et harmoniseret system
Hvis du ikke har en god digital platform på tværs af Norden, risikerer du ikke kun at fejle i din interne kommunikation, men det kan også påvirke den samlede kundetilfredshed. Ved at få en end-to-end-løsning er det lige så nemt at få hjælp fra en kollega i Bergen, som det ville være, hvis de sad ved siden af dig på kontoret i Stockholm. For en kunde, der ringer ind til virksomhedens omstillingsbord, er viderestillingen i høj grad en faktor, der afslører, om man virkelig har øje for hinanden i virksomheden – eller om man agerer i sine egne siloer. Et fælles system betyder, at alle har adgang til oplysninger om kunderne – uanset hvem de har talt med før eller i hvilken kanal.
Skabelse af synergier mellem lande
Når kontorerne er på samme niveau, er der også stor mulighed for at benchmarke effektiviteten, land for land eller afdeling for afdeling. Det er lettere at måle resultater og behov i de samme lokaler på en fælles platform – en stor fordel, når man f.eks. skal bemande korrekt på tværs af kontorer.
Læsetip: Siedle Nordic: “Vi har nu en fælles omstillingsbordservice for alle nordiske lande”
Telefoni og omstillingsbord, der forbinder kontorerne
Videoopkald, e-mails og sms’er er alt sammen godt og vel, men det, der altid har været vigtigst for effektiv, klar og direkte kommunikation, er telefonopkaldet! Med en fælles platform, hvor telefonen og omstillingsbordet er en grundlæggende del af din virksomhed, bliver det nemt at udvikle din kommunikation i flere retninger – både internt og med kunderne.
Mange i den yngre generation foretrækker at chatte med virksomheder som et første skridt i kommunikationen. Det er nemt at sende en Facebook-besked for at spørge til en faktura, og det er nemmere at chatte med supporten, hvis man har problemer med at logge ind et sted. Jo mindre problemet er, jo hurtigere forventer man at få hjælp. Kommunikation er på kundens præmisser, og det er vigtigt ikke at afvise sociale medier, chatbots eller selvbetjeningsportaler, bare fordi virksomheden ikke er tryg ved disse kommunikationskanaler. En fælles digital cloud-platform til kommunikation giver gode muligheder for at komme i gang med at bruge nye kanaler – uden at skulle udvikle noget selv.
Et enkelt AD for et komplet overblik
I et omfattende AD (Active Directory) kan du nemt samle oplysninger om alle virksomhedens medarbejdere – på tværs af alle lande. Her indtaster du alle medarbejderes kompetencer, afdeling, titel, nærmeste leder, omkostningscenter og ansvarsområder – en komplet liste, ganske enkelt. Med et velfungerende AD får du en master for alle din virksomheds medarbejdere, som også synkroniserer med andre nødvendige systemer og værktøjer i din virksomhed.
Et AD er normalt hostet i Microsoft-miljøet, hvilket gør det nemt for eksterne leverandører at oprette forbindelse til det. Både telefon- og lønsystemerne får alle deres oplysninger herfra, og dine medarbejdere behøver aldrig at gå flere steder hen for at opdatere deres oplysninger.
Facilitering af sproglige forskelle
Kulturelle forskelle er også meget lettere at bygge bro over, når I kan få adgang til hinanden direkte på jeres mobiltelefoner. Lokale titler kan f.eks. være meget svære at oversætte – hvilket kan betyde, at opgaver og ansvarsområder bliver uklare. I værste fald har du i Sverige ingen idé om, hvad myymäläpäällikkö* betyder, hvilket betyder, at din kollega på den anden side af Ålandsøerne måske får det forkerte opkald.
Med en fælles løsning er dette et enkelt problem at løse. Hver person tildeles forskellige titler i systemet afhængigt af det valgte sprog, og det er nemt at søge på tværs af kompetencer. Næste gang det er tid til at forbinde et opkald eller samarbejde om en opgave, er det nemt at finde den rigtige person i første forsøg!
*butikschef
Spar store omkostninger med det samme system
At skifte til et enkelt telefoni- og omstillingsanlæg for alle dine kontorer har store omkostningsfordele for hele din organisation. Her er fire nøgleelementer:
1. Én leverandør i stedet for 15
Hvis I tidligere har haft separate telefonisystemer i hvert land, er det ikke usædvanligt, at det har krævet forskellige operatører samt mobil- og fastnetudbydere. Ved at anskaffe en fælles kommunikationsplatform via én og samme leverandør kan man spare en hel del administration omkring fakturaer, dialog og support – og dermed også store penge.
2. Flatrate-abonnementer for alle lande.
I Sverige har det længe været kutyme at opkræve samme takst, uanset hvilket telefonnummer man ringer til inden for landets grænser. Men at ringe til en kollega i Danmark eller Norge er blevet sidestillet med udlandsopkald – også selvom I tilhører samme virksomhed. Med et enkelt omstillingsbord får du alle dine numre under én kontrakt og undgår ekstra gebyrer for opkald på tværs af grænserne.
3. Gratis opkald i hele Norden
Ud over at du og dine kolleger kan ringe gratis til hinanden, giver en delt PBX dig også gratis opkald til hele Norden, også uden for din virksomhed, når du ringer til fastnetnumre eller mobilabonnementer.
4. Løbende opgraderinger af omstillingsbordet
Med en cloud-tjeneste behøver du ikke selv at holde dig opdateret med de seneste nyheder, og du behøver ikke at betale for at få nye funktioner på plads. I stedet er det inkluderet i kontrakten, og din udbyder sørger for, at du altid har det nyeste.
For at opsummere: 5 fordele ved en fælles kommunikationsplatform
Oversigt for administratorer. Når alle medarbejdere er forbundet i det samme system, behøver du kun at indtaste og opdatere data ét sted.
En enkelt kontrakt for hele Norden. En enkelt leverandør til både telefoni og omstillingsanlæg betyder, at du får både en enkelt faktura og en enkelt kontaktvej.
Tjek på kolleger i realtid. På din mobiltelefon eller computer kan du se præcis, hvornår dine kolleger er tilgængelige, både lokalt og i andre lande.
Synkroniserede værktøjer. Ved at forbinde CRM og andre forretningssystemer med telefonsystemet samler du ikke kun kommunikation, men også arbejde på ét sted.
Gladere kunder i hele Norden. Alle problemer løses mere effektivt, når I er i kontakt med hinanden internt, hvilket betyder, at kunderne får hjælp hurtigere.
