Problemfri telefoni og håndtering af opkald i hele Norden med Telavox

Om virksomheden

Kosmetikkæden Kicks har ambitionen om at være førende i Norden inden for parfume og kosmetik. De tilbyder skønhedsprodukter inden for makeup, duft, hud- og hårpleje.

Virksomheden har 2.000 ansatte, en omfattende netbutik og 250 butikker i Sverige, Norge og Finland. Virksomheden har en nettoomsætning på 3.351 millioner kroner (2019).

Udfordringen

Magnus Rodén, Senior IT Manager hos Kicks, havde længe været træt af virksomhedens gamle omstilling. Den var både dyr og besværlig at håndtere. Han søgte en brugervenlig kommunikationsløsning for hele virksomheden – en løsning, der ikke var begrænset af geografi.

“Vi ønskede en leverandør, et system og en aftale – for alle vores nordiske lande. Og det har vi fået med Telavox,” siger han.

Løsningen

Nyt kommunikationssystem på 2 timer i stedet for 6 dage

Det første Kicks gjorde, var at opsige deres gamle omstillingsløsning for virksomhedens servicedesk. Magnus satte derefter selv den nye omstilling op sammen med Henrik Svedberg, Project Manager hos Telavox.

“Vi havde et kommunikationssystem parat på to timer! På det tidspunkt havde vi sat alt det tekniske op, lavet opkaldflows, alle trin i IVR’en og indlæst alle de IVR’er, der var brug for. To timer!”

Magnus konstaterer, at det indebærer en enorm besparelse i både tid og penge at kunne håndtere alle dele af omstillingen selv, uden hverken ventetider eller dyre konsulenttimer.

Da Magnus indså, hvor mange ressourcer det ville frigøre at skifte system, blev valget om at gå over til Telavox enkelt.

“For sjov skyld forhørte jeg mig hos vores gamle leverandør. Der fik jeg svaret, at det tilsvarende ville tage cirka 150 timer at skabe,” siger han.

“Ny telefonsvarer på 2 minutter i stedet for 2 uger.”

Med Telavox kan Kicks servicedesk i dag håndtere deres omstillinger selv. Det har medført lavere omkostninger, en øget effektivitet og en værdsat fleksibilitet.

“Tidligere måtte vi tilkalde vores leverandør for eksempelvis at ændre beskeder på telefonsvareren. Det var dyrt, og det tog tid, ofte flere uger. Nu kan vores servicedesk indspille deres egne beskeder på blot et par minutter,” siger Magnus.

Han fremhæver en række urimelige situationer, der opstår, når man ikke selv kan styre omstillingen og telefonsvarerne uden hjælp. Måske vil man for eksempel indspille en besked for at markedsføre en kampagne.

“Tidligere var vi da nødt til at booke et studie. Hver gang kostede det desuden mindst 16.000 kroner per besked. Men når studiet endelig var ledigt, var kampagnen ofte allerede overstået,” siger Magnus.

I dag er det en ansat hos Kicks, der indspiller alle beskeder – en person, der også er med i virksomhedens reklame og som udgør en del af brandet.

“De gamle giganter i branchen har simpelthen ikke fulgt med. De er begrænset af, at de sidder fast i tunge legacy-systemer og kan ikke tilbyde en god kunderejse,” siger Magnus.

Resultatet

Effektivt med en løsning for hele Norden

Med Telavox har Kicks fået bedre kontrol over både funktioner og omkostninger.

“Både aftaler og fakturaer er transparente og overskuelige. I dag kan vi forudsige faste omkostninger for omstilling og telefoni ned til sidste krone, hvilket letter budgetarbejdet betydeligt,” siger Magnus.

Han er også meget tilfreds med beslutningen om at vælge en fælles løsning for hele Norden.

“I dag kan vi selv foretage ændringer i omstillingen, flytte licenser og ændre datamængden på ansattes surf helt uden hjælp, uanset hvilket land de befinder sig i.”

En samlet platform for hele Norden betyder, at hele virksomheden i dag arbejder på samme måde, i samme grænseflade. Det letter samarbejdet og gør det nemt at dirigere opkald mellem kontorerne i de forskellige lande.

“Det er utroligt rart at have en og samme leverandør for alle de nordiske lande. Alt hænger sammen i samme produkt. Det giver en ensartet oplevelse både for os og vores kunder.”