Hundrede procent højere tilgængelighed for Stadsbostäder

Om virksomheden

Stadsbostäder forvalter ejendomme på vegne af ejendomsselskaber, private ejendomsejere og andelsboligforeninger. Virksomheden består af et forvaltningsselskab og et serviceselskab. Organisationen er opbygget således, at samarbejdet med deres kunder er tæt, trygt og effektivt. Det er hovedsageligt Stadsbostäders eget personale, der udfører arbejdet inden for både service og forvaltning.

Løsningen

Da Telavox først blev præsenteret for medarbejderne, var de bange for, at de ville blive overbelastede på grund af den øgede tilgængelighed.

“Digitalisering er godt nok, men hvis du ikke har din organisation med dig, kan du sidde der med din nye dyre teknologi. Derfor begyndte jeg at forankre dette et halvt år før og sikrede, at alle fik undervisning i systemet,” siger Peter.

Men bekymringen var ubegrundet. I stedet har de fået mere tilfredse kunder, hvilket også letter arbejdet for medarbejderne. Med hjælp fra Telavox har Stadsbostäder opnået en meget større tilgængelighed. Nu mødes lejerne aldrig af et optagetsignal, når de skal indberette fejl, da cloudcentralen fordeler opkaldene.

“Takket være Telavox har vi øget vores tilgængelighed med flere hundrede procent. Det er meget nemmere at sortere supporthenvendelserne. Før havde vi to telefonnumre – nu er der én vej ind, og gennem tastevalget kommer du direkte til den rigtige afdeling,” siger Katarina.

Søskendeparret Peter og Katarina Söderlin er anden generation, der driver forvaltningsselskabet Stadsbostäder. Med hjælp fra Telavox har selskabet gennemgået en imponerende digital transformation.

Resultatet

Tidligere havde Stadsbostäder meget begrænsede telefontider. Nu er personalet tilgængeligt fra morgen til aften.

Værdifuld statistik gennem Telavox

“Gennem Telavox får vi statistik på, hvor mange opkald vi modtager, hvor længe kunderne har ventet, og hvilke opkald vi ikke har besvaret. Alle data er værdifulde for, hvordan vi skal optimere service og kunne forbedre os. Vi analyserer resultaterne og tjekker vores spidsbelastninger, hvornår vi skal være mere tilgængelige og tilføje flere ressourcer. Det hjælper os også med at kunne give et fyldestgørende rapporteringsgrundlag til ejendomsejerne,” siger Peter.

Kunder foretrækker forskellige måder at kommunikere på

Peter har bemærket, at ikke alle kunder ønsker at ringe ind, men foretrækker andre måder at kommunikere på.

“Vi har installeret Telavox widget på hjemmesiden, hvor vores åbningstider er angivet, og tilbyder flere kontaktveje via mail og telefon. Næste skridt bliver at tilkoble live chat,” siger Peter.

Kan vise virksomhedens “personlighed” gennem cloudomstillingen

Katarina kan også godt lide, at man kan vise sin virksomheds “personlighed” gennem virksomhedsomstillingen.

“Vi har valgt et lokalt virksomhedsnummer, som jeg tror sender signaler til vores kunder om, at vi er geografisk tæt på dem og derfor kan give hurtigere service og have bedre styr på tingene. Jeg er også lidt allergisk over for upersonlige svarbeskeder. Man skal vide, at det er Stadsbostäder, man kommer til. Og hver enkelt af vores medarbejdere indtaler deres personlige beskeder, der findes ingen standard.”

På bare få år har Stadsbostäder gennemgået en enorm digital rejse, som bare fortsætter. Men både Peter og Katarina understreger, at det er mindst lige så vigtigt at tage vare på den dyrebare erfaring, som deres far Stig har delt med dem.

“Grundlaget i forandringsprocessen er at kombinere erfaring med nytænkning og udvikling. Far ejede ikke en computer, men selvom han havde enormt mange sager, efterlod han alligevel skrivebordet tomt. Han var meget kyndig og kunne derfor håndtere opgaverne på en korrekt måde alligevel. Jeg derimod er afhængig af digitale hjælpemidler som Telavox,” afslutter Katarina.