Tandlægekæde bruger Telavox til samlet kommunikation

Om virksomheden

Aqua Dental er en tandplejekæde, der blev grundlagt i 2010. I 2014 tog det for alvor fart under en ny ledelse – missionen var at ændre synet på svensk tandpleje fundamentalt. Målet var, at ingen skulle føle, at det var kedeligt, besværligt eller ubehageligt at gå til tandlægen. Siden da har de etableret ni nye klinikker, rekrutteret over 350 medarbejdere og hjulpet tusindvis af patienter med at bevare eller genskabe deres smil.

Udfordringen

Otte klinikker med forskellige operatører blev for rodet, dyrt og tidskrævende for tandlægekæden Aqua Dental. Men i et par år nu har alle klinikkerne haft den samme telefoniudbyder – Telavox. Fordelene er mange: bedre kommunikation mellem afdelingerne, reducerede omkostninger og betydeligt mindre administrativt besvær.

Udfordringen med spredte medarbejdere

Tandplejekæden Aqua Dental har 350 medarbejdere fordelt på otte tandlægecentreklinikker i Stockholm og to i Göteborg. Lisa Linder, digital system manager hos Aqua Dental, siger at det har været en udfordring at opretholde kommunikationen mellem personalet, der arbejder så mange forskellige steder. Men siden de har implementeret Telavox på alle klinikkerne, er alt blevet mere enkelt og bedre.

Løsningen

Fra skeptikere til meget tilfredse

Nu har Aqua Dental al telefoni under ét tag, og hendes kolleger er gået fra at være lidt skeptiske i starten til at være meget positive.

“Den største opgave er altid den menneskelige faktor. Du har brug for, at medarbejderne er med på forandringerne. Jeg begyndte at motivere dem med gode argumenter, som var knyttet til deres hverdag. For eksempel ville det være lettere for os at kommunikere internt. Og patienterne ville få den samme oplevelse, uanset hvilken klinik de besøgte. De fleste syntes, at det lød fornuftigt,” siger Lisa.

“Vi har været Telavox-kunder siden 2012. Nogle klinikker har haft andre løsninger, men for et par år siden fik alle Telavox, og nu er det standardiseret. Jeg lavede næsten hele implementeringen selv, og når jeg gik i stå, fik jeg hurtigt hjælp fra vores daværende Customer Success Manager hos Telavox.”

Omkostningseffektiv og nem at administrere

Lisa er glad for løsningen. De sparer flere timer om måneden ved at undgå administrativt besvær, og det er meget mere omkostningseffektivt med én leverandør. Hun synes, at løsningen er nem at bruge og nem at navigere i, så selv om hun ikke er på stedet, kan en anden nemt tage over.

“Og hvis vi har brug for hjælp, er supporten fra vores Customer Success Manager fantastisk. På trods af at vi er vokset meget hurtigt, og tingene nogle gange har været lidt rodede, har Telavox holdt trit med os. Vi får hurtigt nye headsets, nye telefoner og implementering af nye numre og firewalls til klinikkerne.

Resultatet

Det er også blevet lettere for Lisa at holde styr på de statistikker, der hjælper dem med at opretholde en god kundeservice.

“Alle statistikker er nu samlet ét sted. Jeg ved præcis, hvor mange indgående og udgående opkald vi har, hvor mange opkald vi går glip af eller lægger på telefonsvareren. Og hvor hurtigt vi svarer. Det er vigtigt at holde styr på dataene, så vi kan forbedre og analysere,” siger Lisa.

Lisa Linder, Digital Systems Manager hos Aqua Dental.

Opmærksomhed på informationssikkerhed

Aqua Dental yder patientpleje og skal være omhyggelig med informationssikkerheden. Der er begrænsninger blandt medarbejderne for, hvem der kan kommunikere hvad til patienterne, og ikke alle har adgang til alle digitale systemer.

“Vores servicecenter kan f.eks. ikke besvare sundhedsspørgsmål på grund af GDPR, men det må f.eks. den behandlende tandlæge gøre.. Vi er meget omhyggelige med at overholde retningslinjer og lovgivning. Telavox’ fleksible omstillingsløsning gør, at jeg kan konfigurere virksomhedens omstilling præcist efter vores behov, hvor patienten kan vælge mellem forskellige tastevalg. Patienterne skal ikke behøve at vente på svar, og de skal med det samme komme til den rette afdeling, når de ringer ind.”