Det kan være en udfordring at holde sig ajour med reglerne, især i komplekse brancher som den finansielle sektor. Forordninger som MiFID II og den kommende MiFID III betyder, at compliance er vigtigere end nogensinde. De forskellige MiFID-regler henviser til telefoniens rolle samt specifikke krav til, hvordan telefonopkald skal foretages, optages og gemmes.
Her forklarer vi, hvordan du kan arbejde for at sikre, at din virksomhed lever op til MiFID-reglernes telefonikrav, og hvordan du kan forenkle processen.
Om MiFID:
MiFID II, som trådte i kraft i 2018, er en stor opgradering af MiFID I. Den er designet til at afhjælpe svagheder på de finansielle markeder og holde trit med nye teknologier. Reglerne dækker mange aspekter af investeringsservice, f.eks. handel og håndtering af information. Idéen er at øge gennemsigtigheden, beskytte investorerne og holde markederne fair.
MiFID III (forventet i 2025/2026) går videre og inkluderer blandt andet detailkunder.
De berørte områder:
- Investorbeskyttelse: Sørg for, at investorer beskyttes, så de ikke udnyttes eller udsættes for unødvendige risici.
- Gennemsigtighed: MiFID II har til formål at øge gennemsigtigheden på de finansielle markeder ved at indføre krav om offentliggørelse af handelsdata, brug af handelspladser og indberetning af transaktioner til tilsynsmyndighederne.
- Markedsintegritet: MiFID II indeholder foranstaltninger, der skal forhindre markedsmisbrug og forbedre de finansielle markeders integritet. Dette omfatter strengere regler for overvågning og indberetning af mistænkelige transaktioner, forbedret tilsyn med algoritmisk handel og indførelse af positionsgrænser for råvarederivater.
MiFID II og telefoni
MiFID II kræver registrering af al telefonisk og elektronisk kommunikation i forbindelse med aktiviteter, der har til formål at afslutte transaktioner eller levere kundeordretjenester, selv om de ikke fører til faktiske transaktioner. Dette omfatter mobilopkald, hvilket understreger behovet for en omfattende registreringsordning.
Der er tre primære årsager til dette registreringskrav:
- Tvisteløsning: Optaget bevismateriale hjælper med at løse tvister mellem virksomheder og kunder.
- Håndhævelse af adfærdskodekser: Virksomheders håndhævelsesorganer drager fordel af optaget kommunikation for at sikre overholdelse af adfærdskodekser.
- Forebyggelse: Optagelser forbedrer opdagelsesmulighederne og virker afskrækkende på markedsmisbrug.
I henhold til MiFID II skal investeringsselskaber tage rimelige skridt til at optage relevant kommunikation på udstyr, der stilles til rådighed af selskabet. Denne forpligtelse strækker sig til at forhindre medarbejdere i at bruge personlige, ikke-optagelige enheder til sådan kommunikation.
Det er vigtigt at bemærke, at direktivets fokus på registrering af mobiltelefoner ikke er nyt; det går tilbage til 2010. Selvom omkostningerne ved at optage mobiltelefoner er faldet, fastholder MiFID II kravet.
For at beskytte sig selv rådes virksomheder til at udlevere mobiltelefoner til de berørte medarbejdere for at sikre kontrol, overblik og overholdelse af politikker. Direktivets omfattende karakter kræver registrering af al relevant kommunikation, hvilket understreger en holistisk tilgang til compliance.
MiFID-reglerne stiller også specifikke krav til, hvordan telefonsamtaler skal optages, og hvordan disse optagelser skal opbevares. For eksempel:
- Registrer alle opkald, der kan resultere i transaktioner.
- Informer kunderne om, at opkaldet bliver optaget.
- Gem alle optagelser i mindst fem år.
- Hent hurtigt og nemt al kommunikation, der er relateret til en bestemt transaktion eller i et bestemt tidsrum.
Der er også tekniske krav til, hvordan systemerne skal konfigureres, f.eks. at optagelserne skal startes automatisk i stedet for at skulle aktiveres manuelt, og der er krav til, hvor lang tid der må gå, før data overføres og hentes.
Hvordan du kan forenkle MiFID-overholdelsesprocessen:
Alle disse regler kan være overvældende, men det er muligt at forenkle og strømline processen. Vi anbefaler at bruge en løsning med indbygget opkaldsoptagelse for at undgå forsinkelser eller manuelle processer. Derudover kan dedikerede compliance-platforme bruges til at sikre, at disse optagelser overføres og gemmes korrekt.
Den mest effektive måde at sikre compliance på er at bruge integrerede systemer i stedet for at forsøge at styre flere forskellige platforme, som ikke kommunikerer med hinanden.
Telavox MiFID-pakke
Telavox’ MiFID-pakke er designet til at opfylde kravene fra banker, finansielle rådgivere, børsmæglere, tradere, hedgefonde og forsikringsselskaber. Specifikt forenkler den håndteringen af optagelser, muliggør tidlig rapportering og etablerer et robust datasystem.
Indbygget optagelse og integreret lagring
Med Telavox’ opkaldsoptagelsesfunktion kan du optage opkald automatisk, hvilket forenkler din tekniske stak. Disse optagelser kan integreres direkte med Touchs arkiveringsplatform, hvilket gør din compliance-proces meget nemmere.
Sporer og tidligere data:
Et centralt aspekt af MiFID, som mange virksomheder kæmper med, er adgang til tidligere kommunikation. Telavox’ integration betyder, at du nemt kan få adgang til tidligere data til tvistbilæggelse, spor, inspektioner, dokumentation, overvågning og meddelelser.
Hvordan kan Telavox hjælpe med MiFID-overholdelse?
- Problemfri, automatisk indbygget opkaldsoptagelse til relevant kommunikation.
- Omfattende compliance management med vores partner Touch Call Recording, som er specialiseret i arkivering og overvågning, vil sikre kontinuerlig overholdelse af MiFID-reglerne.
- Sikker og strømlinet integration af BankID før eller under telefonopkald for at sikre to-faktor-autentificering (2FA), hvilket forbedrer identitetsbekræftelsen ved finansielle transaktioner.
- Fremtidssikret løsning og en end-to-end-løsning til arkivering og audit logs af dine opkald.
Resumé:
MiFID-reglerne kræver, at virksomhederne forstår telefoniens rolle i kundeinteraktioner. Kravene til optagelse, lagring og styring af opkald kan virke komplekse. Ved at bruge indbygget opkaldsregistrering og kombinere dette med dedikerede lagringsplatforme og identitetsbekræftelse har du byggestenene til en stærk, men enkel compliance-proces.
Bemærk venligst, at ovenstående tekst ikke er juridisk rådgivning, men en beskrivelse af Telavox’ og dets partneres produktudbud.
