De fleste virksomheder kan have stor gavn af at optage opkald, og i nogle brancher er det endda et lovkrav. Med optagelse af opkald behøver du ikke at tage noter og kan fokusere på den person, du taler med. Men hvordan fungerer det? Og hvad med GDPR?
Hvem har gavn af at optage samtaler?
Optagelse af opkald kan hjælpe mange mennesker på arbejdspladsen – i kontakten med kunder, ved interne møder eller interviews. Muligheden for at gå tilbage til et konferenceopkald eller gentage et kundemøde betyder f.eks. at alle får gavn af tjenesten. Det er et pålideligt og sporbart værktøj, hvor man hurtigt kan sikre sig præcis, hvad den person, man talte med, bad om. For mange er det også en praktisk funktion til at holde styr på kommunikationen.
I nogle brancher er der endda lovkrav om at optage opkald for at beskytte alle parter. Finanssektoren er en af de sektorer, hvor nogle opkald skal optages og gemmes ifølge loven. Andre fagfolk, som f.eks. journalister, selvstændige og undervisere, bruger også tjenesten i stor udstrækning – som en praktisk måde at huske, hvad der blev sagt i interviews, forretningsaftaler og forhandlinger. Og især kundeservice- og supportmedarbejdere har gavn af opkaldsoptagelse til at måle kundetilfredshed.
Hvordan fungerer opkaldsoptagelse?
For at optage opkald skal du først have en softphone eller anden software, der understøtter opkaldsoptagelsesfunktionen. I dag tilbyder mange udbydere opkaldsoptagelse som en tillægstjeneste eller en inkluderet funktion i deres IP-telefoni – hvilket gør det nemt at optage både indgående og udgående opkald til fastnet- eller mobilnumre.
Hvad loven siger om optagelse af opkald
For nogle brancher og virksomheder er optagelse af opkald en nødvendighed – og for andre er det mest en bekvemmelighed. Men retten til at optage samtaler er ikke en selvfølge, selv ikke for virksomheder, da det i flere lande er ulovligt at optage samtaler uden samtykke fra alle parter.
I henhold til kapitel 4. 9a i straffeloven [BrB] Det er ulovligt at optage private samtaler, medmindre alle involverede er klar over, at samtalen bliver optaget, og du ikke er involveret i samtalen. Du kan med andre ord optage samtaler, som du deltager i – og det gælder alle typer samtaler. Husk dog, at den eller de personer, du taler med, skal vide, at du optager samtalen. Alle personlige data, der gemmes, skal også håndteres og behandles korrekt i henhold til GDPR.
Telavox’ procedurer for GDPR og sikker optagelse af opkald
Ifølge den svenske databeskyttelsesmyndighed (IMY), tidligere den svenske databeskyttelsesmyndighed (Datainspektionen), betragtes digitalt lagrede lydoptagelser som alle personoplysninger såsom navn, adresse og telefonnummer. Det gælder også, selvom der ikke nævnes navne i optagelsen, og det betyder, at de skal håndteres i henhold til sikkerhedskravene i GDPR. Men hvis optagelsen kan knyttes til en bestemt person, er det endnu vigtigere, at sikkerheden er i top.
Din sikkerhed er vigtig for os, og ingen uautoriserede personer skal kunne få adgang til de lagrede oplysninger. Siden indførelsen af GDPR er kravene til håndtering af persondata blevet skærpet, og Telavox har procedurer på plads for at sikre vores brugeres og kunders privatliv.
Sikker opbevaring af optagede opkald
At lytte til et optaget opkald i Telavox kræver, at man har den korrekte autorisation, som administratoren kan give til medarbejderne. Som bruger kan du kun lytte til dine egne opkald. Du kan også konfigurere tjenesten, så det kun er de ønskede opkald, der optages
Retten til at blive glemt
Når du optager opkald, gemmes de automatisk i to år, og det er nemt at søge i optagelserne efter det specifikke opkald, du leder efter. Hvis en bruger beder om at blive glemt, kan vi ordne det. Det er en del af vores GDPR-arbejde, og vi hjælper dig med at slette denne type data, hvis det er nødvendigt.
Sådan optager du telefonopkald i Telavox
I Telavox er det supernemt at optage opkald med tillægstjenesten “Optagede opkald”. Du kan optage alle eller nogle af dine opkald via både mobil og fastnet. Opkaldene gemmes i Telavox, og du kan få adgang til lydfilerne direkte.
Hvis du er eksisterende kunde, kan du, som med alle Telavox-tjenester, nemt slå funktionen til og fra direkte i Telavox Admin. Ligesom andre tillægstjenester er den naturligvis altid helt ubundet. Kontakt din Customer Success Manager, hvis du har spørgsmål.
